Организуй себя

• ВВЕДЕНИЕ

• Список вопросов для проверки уровня самоорганизации

• 1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ

• Четкое понимание своей роли

• Постановка целей

• Конкретные цели

• Измеримые цели

• Достижимые цели

• Цели, направленные на результат

• Цели, связанные по времени

• Практикум

• Охват всей картины в целом и по отдельным деталям

• Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы

• Определение повседневных приоритетов

• Сектор А: важные и срочные задачи

• Сектор В: важные, но не срочные задачи

• Сектор С: срочные, но не важные задачи

• Сектор D: не срочные и не важные задачи

• Правило 80:20

• Заключение

• 2. ОРГАНИЗУЙ СВОЕ ВРЕМЯ

• Каким образом вы используете свое время сейчас

• Контрольное упражнение — важность задачи

• Планирование и учет вашего времени

• Планирование

• Ведение учета

• Планирование вашего времени

• Планирование вашего дня

• Планирование вашей недели

• Обзор следующих трех месяцев

• Ведение учета вашего времени

• Инструменты планирования и ведения учета

• Списки «что надо сделать?»

• Бумажные носители информации — планировщик и органайзер

• Компьютерные персональные информационные системы (ПИС)

• Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (ПЦП)

• Практикум

• Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени

• Внесение задач в план вашего рабочего дня

• ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ

• Отсрочка

• Стратегия победы над отсрочкой

• ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

• Соблюдение конечных сроков

• Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками

• Планирование с целью соблюдения конечных сроков

• Невозможность приступить к работе

• Избегайте зависимости от ошибок других

• Чрезмерно не гонитесь за совершенством

• ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

• Управление временем и проекты

• Заключение

• 3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ

• Планирование задач на соответствующее им время

• Требования, предъявляемые вам различными задачами

• Какое время наиболее благоприятно для вас?

• Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?

• Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении

• Мобилизуйте силу привычки

• Как вырабатываются привычки

• ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

• Советы по осуществлению изменений в области привычек

• Отточите ваше мастерство в области принятия решений

• Опасения

• Информация

• Расчет времени

• Поведение других лиц

• Систематический подход к принятию решения

• Давайте двигаться вперед

• Анализ, эмоции или интуиция

• Передача полномочий на принятие решения другим лицам

• Если вы действительно увязли в принятии какого-либо решения

• Привлечение других для участия в процессе принятия решения

• Диапазон демократии в области принятия решений

• Заключение

• 4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ

• Вычлените важную информацию

• Примите на вооружение системный подход

• Отправьте в мусорную корзину

• Примите к обработке

• Определитесь относительно последующего действия

• Займитесь отсылкой

• Отправьте на хранение

• Избегайте перегрузок избыточной информацией

• Избыточное копирование

• Научитесь читать более эффективно

• Почему мы медленно читаем?

• Использование регулятора темпа

• Другие способы

• Предварительный просмотр для повышения понимания

• Варьируйте ваш темп

• Сосредоточьтесь на том, что важно

• Добейтесь создания благоприятной атмосферы

• Отработайте методы беглого просмотра

• Будьте разборчивы в отношении того что читаете

• Правильно пользуйтесь своей памятью

• Заключение

• 5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С ЛЮДЬМИ

• Стратегия совещаний

• Неадекватное планирование

• Неадекватное управление

• Десять советов лицу, созывающему совещание

• Десять советов лицу, приглашенному на совещание

• Альтернативы совещаниям

• Передача полномочий

• Четыре шага к эффективной передаче полномочий

• 1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать

• 2. Выберите подходящего исполнителя

• 3. Подготовьте почву

• 4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию

• Контроль над осуществлением предоставленных полномочий

• Обратное делегирование полномочий

• Побочное делегирование полномочий

• Преодоление факторов отвлечения внимания и помех

• Десять способов сократить помехи

• ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ

• Краткие и продуктивные помехи

• Помогайте другим стать более организованными

• Если они работают на вас

• Если вы работаете на них

• Неспособность к принятию решений

• Склонность к принятию поспешных решений

• Неспособность завершить совещание

• Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах

• Неспособность запомнить, что он вас просил сделать

• Научитесь говорить «нет»

• Как научиться говорить «нет»

• Агрессивный подход

• Робкий подход

• Ассертивный подход [*]

• Заключение

• 6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ

• Подумайте об эргономике

• Мебель

• столы

• стулья

• РЕГУЛИРОВКА СТУЛА

• другие виды мебели

• оборудование

• освещение

• Использование компьютера

• Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте

• Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах

• Наведение порядка на рабочем столе

• Как справиться с кипами документов

• Как сохранить наведенный порядок

• Заключение

• 7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ

• Правильно размещайте информацию

• Текущие проекты и виды деятельности

• Основные справочные файлы

• Организация вашей системы регистрации и хранения документов

• Регистрация и хранение документов

• Сортировка папок и удаление из них ненужных документов

• Создание электронной картотеки бумажных документов

• Организация компьютерных файлов

• Выбор имен файлов

• Резервное копирование

• Что обычно должно подвергаться резервному копированию?

• Куда осуществлять резервное копирование

• Заключение

• 8. ИЗВЛЕКАЙТЕ ПОЛЬЗУ ДЛЯ СЕБЯ ИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ

• Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями

• Выбор соответствующего программного обеспечения

• Если вы новичок в компьютерном деле

• Если вы опытный пользователь компьютера

• Решение о модернизации программного обеспечения

• Периодические проверки компьютерных привычек

• Полезные инструменты

• Текстовые редакторы

• Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?

• Электронные таблицы

• Программное обеспечение для управления проектами

• Программное обеспечение распознавания речи

• Программное обеспечение презентаций

• Программное обеспечение настольной редакцианно-издательской системы

• Базы данных

• Пакеты обучения работе на клавиатуре

• Использование голосовой почты

• Запись ваших сообщений

• Оставление сообщений для других лиц

• Заключение

• 9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ

• Электронная почта

• Десять советов по эффективному использованию электронной почты

• Как избавиться от «мусорной» электронной почты

• Поиск информации в Интернете

• Поиск

• Тематические каталоги Интернета

• Поисковые системы

• Инструменты метапоиска

• Советы по поиску

• Повторные посещения полезных сайтов

• Оценка качества информации

• Повышение скорости работы с Интернетом

• Если за соединение с Интернетом отвечаете вы

• Заключение

• 10. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ, НАХОДЯСЬ ВНЕ ОФИСА

• Планирование

• Поддержание заведенного порядка

• Заключение

• 11. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО

• Установите некоторые цели

• Проведение обзора достигнутых результатов

• Как остаться на правильном пути при смене места работы?

• Унаследование чьих-либо систем и приоритетов

• Работа с новыми людьми