Технологические достижения могут служить как фактором достижения большей организованности, так и фактором, ведущим к ее дестабилизации. Применение технологических достижений привело, в конечном счете, к огромному росту объемов ежедневно циркулирующей информации. Однако это не вызвало полного исчезновения бумажных документов, как это предсказывалось в начале 80-х гг. Более того, в настоящее время производится, обрабатывается и хранится еще большее количество документов, выполненных на бумажных носителях. Добавьте к этому все более возрастающие темпы использования электронной почты, а также самого большого хранилища информации — Интернета, и вы поймете настоящую причину перегрузок. Однако те огромные возможности, которые предоставляются нам технологическими достижениями в деле создания, обмена, обработки и хранения информации, несут с собой и потенциальное решение существующей проблемы. Успех ваших действий в этом случае будет зависеть от правильного выбора и эффективного применения находящихся в вашем распоряжении инструментов.

Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями

Информационные технологии настолько глубоко пронизали нашу жизнь, что мы постоянно испытываем искушение использовать их при решении любой задачи по обработке информации. Но это, конечно, ошибка. Существуют ситуации, когда усилия, затраченные на использование технологических достижений, перевешивают реальную выгоду, полученную от их применения, или когда технологические достижения используются не по назначению:

· набор служебной записки в текстовом редакторе в ответ на документ, пришедший по внутренним средствам связи, когда было бы достаточно написания небольшой заметки на оригинале самого документа;

· создание компьютерной базы данных контактных телефонов, когда количество таких контактных номеров ограничено и, скорее всего, расти не будет;

· расход времени и энергии на изучение пакета программного обеспечения, с тем чтобы выполнить работу, которую успешно можно осуществить вручную и которая в вашей рабочей нагрузке играет случайную и незначительную роль.

Выбор соответствующего программного обеспечения

Для того чтобы выбрать нужное вам программное обеспечение, руководствуйтесь своими реальными потребностями. Соблазниться на приобретение того или иного программного пакета, рекламируемого фирмами?производителями довольно легко, но прежде, чем что-либо приобрести, следует подумать, где вы это можете использовать. Эффективным способом изучения работы программного пакета является его использование для удовлетворения своих потребностей, но будьте в этом плане осторожны и не устанавливайте себе нереалистичных сроков достижения ваших целей с помощью использования новой прикладной программы.

Для того чтобы оценить отдачу от использования нового пакета, сравните отношение повышения производительности с затратами времени на изучение новой программы до степени умелого ею пользования. Если даже пакет выглядит довольно простым, на его освоение надо потратить достаточное количество времени. Имейте в виду, что в процессе освоения вы можете столкнуться с непредвиденными трудностями.

Ценность конкретного пакета будет разниться в зависимости от людей, его использующих. Кроме того, она будет зависеть от следующих факторов: сталкивались ли вы в своей работе с подобными продуктами раньше, каковы ваши методы работы с компьютером, каков характер вашей работы. Чтобы подкрепить решение на приобретение того или иного продукта, вы можете на регулярной основе знакомиться с журнальными обзорами, пользоваться рекомендациями коллег. Но имейте в виду, что только вы можете правильно оценить пригодность той или иной прикладной программы для вашей работы.

Если вы новичок в компьютерном деле

Если вы новичок в компьютерном деле, то вам надо двигаться от простого к сложному. Вам следует начать с ознакомления с программными продуктами общего назначения, при этом не следует слишком глубоко анализировать свои потребности. Возможно, вам удастся достичь больших выгод в области повышения уровня личной организованности за счет овладения навыками пользования персональной информационной системой, электронной почтой и текстовым редактором.

Давайте обсудим наиболее общие проблемы, с которыми приходится сталкиваться всем начинающим пользователям. Их всего две, а именно: вопрос, с чего начать, и боязнь совершить какую-нибудь фатальную ошибку. С первой проблемой справиться не сложно; возьмите себя в руки и смело бросайтесь в бой. Новичку все кажется устрашающим, но каждый шаг вперед приводит к тому, что следующий шаг делать уже становится легче. Многие компьютерные операции имеют один и тот же алгоритм, а на компьютерных компакт-дисках и в книгах существует множество справочных систем. После овладения основами компьютерных знаний ничто не препятствует вам взяться за разработку какого-нибудь проекта с тем, чтобы закрепить и развить уже полученные знания.

Победа над боязнью совершить ошибку достигается осознанием того факта, что при работе на клавиатуре компьютера вы не можете совершить ничего такого, чего бы нельзя было восстановить. Единственная непоправимая ошибка может случиться только тогда, когда вы прольете на клавиатуру кофе. Будьте внимательны, регулярно сохраняйте свои наработки и знайте, что даже кажущиеся катастрофическими ситуации могут быть выправлены. Было бы неплохо, если бы на первых порах с вами рядом всегда находился человек, способный оказать вам помощь при возникновении нештатных ситуаций; а они будут возникать, не сомневайтесь. Обычно для каждой, даже серьезной проблемы, находится решение. Если рядом с вами такого человека нет, при возникновении проблемы не паникуйте и не ругайтесь, подходите к решению проблемы методично, пользуйтесь разделом устранения неисправностей вашей инструкции пользователя или встроенным в программу файлом помощи.

Не старайтесь сразу освоить слишком много. В каждом деле нужна постепенность. Только освоив один программный пакет, переходите к другому. В основе большинства ныне существующих программных продуктов лежит «Microsoft Windows». Они имеют сходную конфигурацию экрана и одинаковые команды. Освоив один программный пакет, вы легко можете перенести усвоенные знания о сходных параметрах на другой, при этом у вас высвободится время на освоение различий двух программных продуктов.

Если вы опытный пользователь компьютера

Перед тем как приниматься за освоение новой прикладной программы, постарайтесь провести ее оценку на предмет того, какие выгоды ее использование принесет вам и будут ли они соизмеримы с теми временными и моральными затратами, на которые вам предстоит пойти, чтобы ею овладеть. Для того чтобы это понять, подумайте, стоит ли игра свеч. Прежде всего, спросите себя:

· Для чего мне нужен этот пакет?

· Сколько времени в неделю у меня уходит на выполнение этой работы?

· Сколько времени за неделю я могу сберечь, когда стану компетентным пользователем данного программного пакета?

· Сколько времени мне понадобится, чтобы добиться достаточного уровня компетентности?

Если вы поделите время, которое, по вашему мнению, уйдет на освоение вами данного программного пакета, на цифру недельного сбережения времени, то в результате вы получите ожидаемый период отдачи в числовом выражении. Например, если по вашим прикидкам на изучение пакета у вас уйдет 20 часов, а недельное сбережение времени составляет только 30 минут, период отдачи будет равен 40 неделям. Другими словами, только через год вы начнете экономить время, пользуясь данным пакетом. В данной ситуации вам лучше найти своему времени другое применение, которое бы гарантировало более быструю отдачу чем та, которую мы рассчитали.

Решение о модернизации программного обеспечения

Какой бы пакет вы не выбрали, через некоторое, как правило, непродолжительное время будет выпущена его более современная версия, обещающая большую эффективность и имеющая новые возможности. Для того чтобы принять решение о модернизации своего программного обеспечения, хорошо продумайте ответы на нижеследующие вопросы:

Нужны ли мне эти новые возможности? Немногие из нас используют все возможности того или иного приложения. Новые возможности, — звучит, конечно, привлекательно, но если они не несут для вас никаких выгод, значит, они вам ни к чему.

Стоят ли преимущества современной версии затрат усилий и времени на ее освоение? Большинство модернизированных пакетов в основном схожи со своими предшественниками, но иногда они подвергаются значительной переделке, что потребует от вас освоения прикладной программы заново, кроме того, перспективы получения каких-то выгод от установки новой программы ограничены. В результате модернизации в ваши программы могут закрасться ошибки, связанные с несовместимостью предыдущей версии с новой. Кроме того, существует возможность, что новая программа будет работать на вашем компьютере медленнее, чем старая.

Периодические проверки компьютерных привычек

Чем больше вы пользуетесь компьютером, тем большую пользу вам будут приносить периодические проверки ваших компьютерных привычек. Опытные пользователи могут обнаружить, что они зациклились на тех компьютерных привычках, которые обрели на заре становления компьютерного дела, когда компьютеры работали медленно, а программное обеспечение было лишено современной изощренности. Кроме того, они могут обнаружить, что метод проб и ошибок, которым они руководствовались в прошлом, оказал им медвежью услугу и они не освоили важных клавишных комбинаций быстрого вызова команд. Кратковременные просмотры файлов справок, инструкций по пользованию программными пакетами или операционной системой могут принести огромную пользу. Вот несколько пунктов, на которые вам обязательно следует обратить внимание:

· средства, которые не были представлены в более ранних версиях прикладных программ и операционных систем;

· клавишные комбинации быстрого вызова часто используемых команд;

· операции «перетащить и оставить», заменяющие длительные процедуры;

· полномасштабное использование существующих шаблонов;

· автоматические функции — автоматическое исправление, автоматическое заполнение;

· персональная настройка панелей инструментов и меню.

Полезные инструменты

Такие инструменты, как персональная информационная система и система электронной регистрации и хранения, содействующие достижению большего уровня организованности, мы уже рассмотрели. В нижеследующем разделе я вкратце расскажу о других прикладных программах, которые могут вам пригодиться для организации вашей профессиональной деятельности. Здесь мы ограничимся теми программами, которые имеют широкое применение в настоящее время. О вопросах, связанных с использованием Интернета и голосовой почты, мы поговорим в главе 9.

Текстовые редакторы

Текстовый редактор — это основная прикладная программа компьютера. Она проста для усвоения и не создает трудностей при использовании. Если вы знакомы с клавиатурой и можете использовать кнопки «удалить» и «возврат каретки», а также освоили функции «сохранить» и «печать», значит, на базовом уровне вы можете пользоваться текстовым редактором для создания, хранения и внесения изменений в документы. Для создания прилично выглядящего документа вам нужно научиться пользоваться некоторыми функциями верстки, однако для вашей повседневной деятельности будет достаточно и стандартных шаблонов, входящих в состав любого текстового редактора. В последнее время текстовые редакторы получили дальнейшее развитие, как с точки зрения изощренности, так и с точки зрения простоты использования. Они оснащены многочисленными инструментами, большинство из которых средний пользователь не применяет. Например, возможностью вставлять картинки, графики и таблицы в документы, осуществлять различные подсчеты и демонстрировать модернизации.

Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе. Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а некоторые более сложные материалы они предпочитают наблюдать в печатном виде в процессе работы над ними. Если вы относитесь к такой категории, возможно, для вас наиболее предпочтительным вариантом будет работа по структурному оформлению ваших задумок в текстовом редакторе. Большинство процессоров оснащено средством подчеркивания, что позволит вам создать основную структуру документа, включая заголовки и подзаголовки. Затем, если вы захотите, вы можете до конца отработать черновик документа, а остальное, включая структуру документа и его графическое представление, возложить на секретаря. В качестве альтернативы вы можете отпечатать самые сложные места сами, а остальное надиктуете секретарю.

Электронные таблицы

Электронные таблицы могут хранить и обрабатывать любую числовую информацию. Если вам предстоит заниматься отслеживанием и контролем финансовых и статистических баз данных, тогда некоторое время, потраченное на освоение методов работы с электронными таблицами, не будет потрачено зря. В последние годы электронные таблицы получили дальнейшее развитие, благодаря чему работа над довольно сложными расчетами для среднего пользователя значительно упростилась. Теперь с помощью данных, содержащихся в электронных таблицах, вы можете создавать сложные схемы и графики, буквально, двумя кликами мыши. Однако большинству неопытных пользователей покажется, что освоить этот инструмент несколько сложнее, чем текстовый процессор.

Программное обеспечение для управления проектами

Ориентированное на специалистов программное обеспечение для управления проектами под названием «Microsoft Project» представляет собой мощную программу, способную одновременно размещать и отслеживать задачи, а также распределять ресурсы сразу по нескольким комплексным проектам. Если вы собираетесь использовать такие средства в полном объеме, вам следует овладеть знаниями по соглашениям, принятым в управлении проектами, а кроме того, потратить значительное время на изучение самого продукта. По этой тематике существует целый ряд гораздо более простых программ, включая очень качественные пакеты, которые вы можете загрузить из Интернета. Если вашей задачей является отслеживание выполнения персональных проектов и заданий небольшого числа людей, то, возможно, что средств планировки персональной информационной системы для этих целей вам будет вполне достаточно.

Программное обеспечение распознавания речи

С помощью программного пакета распознавания речи вы можете надиктовывать материал в микрофон, а компьютер будет преобразовывать вашу речь в текст. В настоящее время в программном обеспечении такого рода недостатка не ощущается. Ранние программные пакеты распознавания речи страдали тем, что каждое слово требовалось произносить отдельно, что совершенно не характерно для нормальной речи. Однако с развитием технологий в данной области этот недостаток был устранен, и сейчас, по заявлениям производителей, современное программное обеспечение позволяет достичь точности распознавания в пределах 98 % при скорости 160 слов в минуту. Некоторые пакеты распознавания речи выпускаются совместно с цифровыми диктофонными средствами, которые позволяют передавать записанный материал непосредственно на компьютер для его последующей конвертации в текст. Для того чтобы эффективно пользоваться программными пакетами распознавания речи, ваш компьютер должен быть оснащен достаточно мощным процессором и обладать большим количеством памяти. Перед тем как приобретать такого рода программный пакет, проверьте минимальные требования для его успешной инсталляции и работы и удостоверьтесь, что он совместим с вашей программой текстовой обработки или другими программами, совместно с которыми вы хотите его использовать.

Прежде чем добиться эффективной работы от такого пакета, вам придется потратить некоторое время, чтобы настроить его на образцы вашего голоса, при этом вам придется исправлять ошибки распознавания до тех пор, пока программа распознавания не «привыкнет» к вашему голосу.

Программное обеспечение презентаций

Если вам часто приходится создавать презентации, то такие программные продукты, как «Microsoft Power Point» или «Corel Presentations» не только сэкономят вам время, но и значительно усилят производимый презентацией эффект. Освоение этих прикладных программ не требует приложения значительных усилий и больших затрат времени. Эти программы обладают такой функцией, как контурное визуальное представление, что позволит вам избавиться от большого объема рутинной работы, кроме того, они позволяют без всякого труда импортировать таблицы из вашего текстового редактора, схемы из электронных таблиц и графики из других программ. Редактирование презентаций и составление сопутствующих замечаний также не составляет большого труда. Эти программные пакеты также позволяют вам без труда копировать материалы из одной презентации в другую. Кроме того, они предоставляют в ваше распоряжение возможность дополнять презентации звуковыми и анимационными эффектами или создавать скрытые слайды, которые легко открываются в случае необходимости, например при ответах на вопросы.

Для того чтобы в полном объеме использовать возможности таких программ, вы должны иметь средства, проецирующие презентацию на экран, достаточно большой, чтобы удовлетворять требованиям присутствующих. Если число присутствующих на презентации не превышает 3-4 человек, стандартного компьютерного экрана для ваших целей будет вполне достаточно. Для количества присутствующих, превышающего вышеуказанное, будет достаточно подключить ваш компьютер к телевизору. В случаях, когда на вашей презентации действительно много народу, ее следует проводить в конференц-зале, оснащенном стационарным экраном, а если таковой отсутствует, вы можете воспользоваться подвесными планшетными или мультимедийными проекторами. До последнего времени такие проекторы были очень большими по размерам и дорогими по цене, но сейчас в этой области положение меняется в лучшую сторону.

В настоящее время некоторые поставщики производят переносные компьютеры с экранами, которые можно преобразовать в подвесной планшетный проектор путем снятия задней панели. Такая тактика способствует удешевлению производства и снижению веса за счет отсутствия необходимости использовать отдельный планшетный проектор, однако для демонстрации вам все равно будет нужен подвесной проектор.

Программное обеспечение настольной редакцианно-издательской системы

С дальнейшим развитием текстовых редакторов роль НРИС (Настольная редакционно-издательская система — Прим. пер.) значительно снизилась, но они продолжают находить применение там, где требуется представить текст или графику в специальном виде, как-то: в брошюрах, бюллетенях, рекламных буклетах.

Самыми яркими представителями этой категории программного обеспечения являются мощные профессиональные прикладные программы «Quark Express» и «Adobe PageMaker», но стоят они чрезвычайно дорого. Однако на рынке имеется достаточное количество не очень дорогих НРИС, таких как «Microsoft Publisher», «Serif Page Plus» и «GST Power Publisher», сочетающих в себе простоту использования и возможность создания довольно сложных печатных форм.

Многие обычные пользователи, однако, забывают, что навыки и мастерство в работе, по меньшей мере, так же важны, как способность пользоваться программным обеспечением.

Стандартные шаблоны могут помочь вам преодолеть недостатки дизайна, но если вы сами стремитесь использовать программное обеспечение НРИС для создания материалов, способных производить определенный эффект, честно спросите себя, принесет ли создаваемый вами продукт какую-либо пользу для вашей организации и будет ли время, потраченное на его создание, стоить того. Обычно отказ от выполнения таких работ не несет в себе никаких моральных или материальных издержек.

Базы данных

Термин «база данных» охватывает широкий круг прикладных программ, которые предназначены для хранения и обработки информации. Многие из них представляют программы в формате, заранее заданном для выполнения каких-то конкретных операций (например ПИС), или программы, написанные для выполнения каких-то особых требований компании. Наши действия при работе с ними будут заключаться в простом вводе и получении данных. Основные базы данных «чистых бланков», такие как «Microsoft Access» и «Lotus Approach» являются стандартными элементами интегрированного офисного комплекта. Они включены в него именно с этой целью. Эти программы представляют собой чрезвычайно мощные инструменты, способные помочь вам в организации работы в офисе. Однако польза от того, что пользователь среднего уровня освоит программу создания баз данных, сомнительна. Может, ему лучше пользоваться базами данных, уже созданными профессионалами. Действительно, для большинства из нас будет достаточно одной, максимум двух баз данных, поэтому усилия, затраченные на изучение вопроса создания баз данных, не будут вознаграждены должным образом. Обычно вам будет достаточно принять на вооружение заранее заданную в определенном формате базу данных, чтобы справиться со своей работой.

В настоящее время на рынке существует множество компаний, предлагающих готовые продукты такого рода для осуществления стандартных деловых операций, таких как кадры, бухгалтерская отчетность, калькуляция себестоимости работ и т.д. Если же вам потребуется какая-либо специфическая база данных, лучше обратитесь к квалифицированному специалисту.

Пакеты обучения работе на клавиатуре

Если вам приходится выполнять большие объемы работ по набору, а при работе на клавиатуре у вас задействованы только два пальца, вы можете получить значительные выгоды, научившись печатать всеми пальцами. В настоящее время на рынке существует множество недорогих программ обучения работе на клавиатуре, как правило, они продаются на компакт-дисках. Потратив буквально восемь-двенадцать часов, вы сможете в два раза увеличить скорость набора. Если вы печатаете двумя пальцами уже довольно продолжительное время, возможно, на начальном этапе обучения вы столкнетесь с трудностями. Переучиваться всегда труднее, однако как наборщик двумя пальцами с 30-летним стажем, могу вас заверить, что при определенной настойчивости вы своего добьетесь а результат не заставит себя ждать.

Использование голосовой почты

В современной офисной технологии вряд ли существуют аспекты более ненавистные, чем голосовая почта. Абоненты, которые после проблем с набором номера наконец-то прорвались на линию, сталкиваются с плохо записанным сообщением, перемежающимся посторонними шумами.

Получателю голосового сообщения приходится отрываться от работы, так как программное обеспечение периодически подает ему сигнал, свидетельствующий о поступлении нового сообщения. Полученное сообщение, каким бы бессвязным и невнятным оно ни было, требует ответа, иначе можно упустить какую-нибудь ключевую информацию.

Несмотря на все эти недостатки, голосовая почта была и остается одним из эффективных инструментов организационной работы при условии, что вы будете пользоваться ею правильно. Основным аспектом голосовой почты должна быть ее независимость от времени, при этом она (голосовая почта) не должна отвлекать вас от другой работы. Если ваша система настроена таким образом, что ваш телефон через заранее установленные интервалы подает сигналы о том, что вам пора получать почту, отключите эту функцию, если это возможно. Вполне возможно, что для этого вам потребуется только ввести стандартный код. Если с этим справиться не удастся, настройте вашу почту на получение сообщений и отключите тональный сигнал вашего телефона или просто вытащите его из розетки. Разбор сообщений голосовой почты следует проводить только в том случае, если готовы им заняться.

Осознайте, что использование голосовой почты является существенным элементом презентации вашей личности, и при ведении переговоров с ее использованием старайтесь вести себя так же, как при общении с глазу на глаз. Ниже я хочу представить несколько советов по пользованию голосовой почтой.

Запись ваших сообщений

· Сделайте все возможное, чтобы ваши исходящие сообщения были краткими и выразительными. После их записи проверьте степень их внятности и энергичности.

· Если вы собираетесь отсутствовать на работе больше чем один день, оставьте для своих абонентов соответствующее сообщение. Такая тактика способствует предотвращению повторных вызовов и дублирующих сообщений. По возвращении на работу не забудьте вернуть на место первоначальное сообщение.

· Если в течение некоторого времени у вас не будет возможности работать с сообщениями, подумайте о том, чтобы оставить своим абонентам другой контактный телефон.

· Возьмите себе за правило отвечать на поступающие сообщения в течение приемлемого для обеих сторон срока с момента их получения.

Оставление сообщений для других лиц

· Старайтесь, чтобы ваши сообщения были краткими и по существу.

· Если голосовая почта застала вас врасплох, а вам нужно доставить сложное сообщение, повесьте трубку и постарайтесь собраться с мыслями, а затем снова позвоните. Так будет лучше, чем оставлять невнятное и невразумительное сообщение. Я бы даже сказал, что прежде чем отправлять какое-либо сложное сообщение или приступать к трудному телефон ному разговору, лучше составить маленький конспект по тем проблемам, которые вы хотите обсудить.

· В начале передачи сообщения и после его окончания следует членораздельно произнести номер своего телефона, кроме того, следует по буквам произнести все слова, которые незнакомы абоненту на другом конце провода.

Заключение

При условии адекватного использования современных информационных технологий они могут оказать значительное положительное влияние на решение проблемы личной организованности. Чтобы эффективно ими пользоваться, следует:

· определить те задачи, на решение которых технологические достижения не могут оказать никакого влияния;

· правильно выбрать программное обеспечение для решения той или иной проблемы;

· сравнить потенциальную экономию времени с временными затратами на освоение того или иного вида прикладных программ;

· периодически осуществлять проверки своих компьютерных привычек;

· правильно пользоваться голосовой почтой.

Оглавление