стулья

РЕГУЛИРОВКА СТУЛА

другие виды мебели

оборудование

освещение

Использование компьютера

Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте

Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах

Наведение порядка на рабочем столе

Как справиться с кипами документов

Как сохранить наведенный порядок

Заключение

6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ

Правильная организация порядка в служебном помещении может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали. Имейте в виду, что привыкнуть к рабочей атмосфере, далекой от совершенства, очень легко, поэтому предлагаю вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш офис и подумать:

· Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?

· Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?

· Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?

· Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?

· Не перегружены ли ваши посудные и платяные шкафы, а также книжные полки ненужными вещами?

· Соответствует 'ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?

· Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?

· Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует, что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов, руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.

Подумайте об эргономике

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности. Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако нет никакого сомнения в том, что выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Мебель

столы

На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Об устранении беспорядка на вашем рабочем месте мы поговорим позже. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь приобрести стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению воздействия фактора отвлечения внимания.

стулья

Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы замечательными спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Ни в коем случае не идите на поводу своих желаний подчеркнуть занимаемую вами позицию в организации за счет мебели. Стулья должны быть функциональными. Стульев, которые были бы одинаково хороши для всех, не существует, однако, чтобы выбрать стул для себя, вам следует обратить внимание на следующие характеристики:

· наличие регулируемого по высоте сиденья;

· наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;

· наличие достаточной глубины сиденья;

· должная устойчивость;

· наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

РЕГУЛИРОВКА СТУЛА

При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация по этому вопросу заключается в том, что высоту сиденья надо отрегулировать таким образом, чтобы вы могли удобно расположиться на нем, при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку, как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.

Рис. 6.1. Регулировка стула

Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти, если они мешают вам, их лучше демонтировать (рис. 6.1).

Пока все ясно, но имейте в виду, что при регулировке стула вы также должны учитывать высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.

Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас, и если это возможно, отрегулируйте ее должным образом, в противном случае поменяйте стол. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, возможно, вам следует отрегулировать высоту стула, при этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.

другие виды мебели

Если в вашем офисе имеется место для приема посетителей или проведения небольших по масштабу совещаний, обратите внимание на свою мебель. Многие все еще предпочитают в таких случаях низенькие стулья и журнальные столики; такая мебель действительно способствует созданию уютной и доверительной атмосферы. Однако для деловых встреч предпочтительней другая мебель, например, круглые или овальные столы и стулья с мягкими сиденьями и высокими вертикальными спинками.

оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф имел такую особенность: он не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот каждый день приносил ей новую пленку для диктофона. Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.

Пример крайнего педантизма, скажете вы и будете правы. Однако этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Смотрите, стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. В случае нужды они всегда должны находиться у вас под рукой. Если над Baurav столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно например: телефон, принтер, различного рода справочники — должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться, чуть ли не падая со стула.

освещение

Вопросы освещения в современных офисах зачастую ассоциируются с широким распространением компьютерной техники и ее правильным использованием, но вопросы освещения чрезвычайно важны и для других видов деятельности. Светорассеиватели ламп верх него освещения, а также настольные лампы могут оказать неоценимую помощь в деле создания благоприятных условий для изучения и работы с печатными материалами. Само собой разумеется, что люди, занимающиеся такой работой, должны проходить регулярную диспансеризацию по определению качества зрения. Люди, которые раньше не имели никаких проблем со зрением, когда им переваливает за сорок, начинают ощущать проблемы при изучении близко расположенных объектов, особенно при плохом освещении. Если раньше вам приходилось вертеться в поисках затерявшихся печатных материалов, то теперь прежде, чем заняться этим, вам приходится вертеться в поисках своих очков.

Использование компьютера

В последнее время сложилась такая тенденция, что инструкции по безопасному использованию компьютеров адресуются в первую очередь тем, кого с полным основанием можно назвать наркоманами от компьютеров. К этой категории можно отнести персонал, занимающийся вводом данных, секретарей и программистов; но в наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники, поэтому всем, кто в той или иной степени пользуется компьютером, будет небесполезно ознакомиться с этими инструкциями. Соблюдение некоторых простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья.

Ниже вашему вниманию будет предложен ряд основных рекомендаций по правильной работе с компьютерной техникой:

· Обычно рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и продолжают настаивать на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.

· Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.

· Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени

· Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.

· Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.

· Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.

· Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.

· Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями, а при необходимости и антибликовыми фильтрами.

· Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.

· Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.

· Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.

· Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте служит потенциальным источником потери рабочего времени и возникновения стрессовых ситуаций. Устранение беспорядка является реальным фактором повышения эффективности работы. Области на вашем рабочем столе и вокруг него представляют собой наиболее важные части вашей рабочей среды и, возможно, вам захочется начать наведение порядка с них. Однако я советую начать с просмотра посудных и платяных шкафов, чтобы высвободить место для предметов, которые захламляют ваш рабочий стол.

Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах

Вышеперечисленные виды мебели представляют собой удобные места для хранения вещей, которые вам не нужны. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех мест, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола; в них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Если вам попадаются материалы, от которых по тем или иным причинам в настоящий момент избавиться нельзя, но вряд ли вы когда-нибудь к ним прикоснетесь, складывайте их в коробки для архивов, затем отошлите в центральное хранилище, если, конечно, таковое в вашей организации имеется. Не забудьте при этом составить списки этих материалов и положите их на хранение в свою картотеку.

Просмотрите все свои посудные и платяные шкафы. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаю вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Тот факт, что книги у вас на полках будут занимать места не по ранжиру, когда вы попытаетесь расставить их рекомендуемым способом, говорит о том, что нельзя добиться совершенства во всем, да и время на это тратить не стоит. Все, что от вас требуется, — это разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе

Признаюсь, что и у меня был такой момент в жизни, когда я притворялся перед самим собой, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я заявлял самому себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью. Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом никакого видимого успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка. Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Например, в одной и той же стопке могут находиться и записки, и наполовину подготовленные проекты докладов, и важные письма, и просто мусор. У всех у них одна судьба; их важность будет определена только тогда, когда они окажутся на вершине стопки или когда случайно попадутся вам на глаза во время поисков других документов.

Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. Когда вы принимаетесь за решение новой задачи, вам нужно освободить место на рабочем столе, поэтому все неотработанные документы вы кладете наверх стопок, делая их еще выше. При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов. Иногда вы ловите себя на том, что даже копаетесь в мусорной корзине в поисках той важной информации, которую записали на клочке бумаги. Вполне возможно, что вы не обратили на этот клочок никакого внимания, когда вытаскивали его из стопки сегодня утром.

Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

Ну как, я вас убедил? Конечно. Теперь нам осталось только приняться за работу. Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот. Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.

Как справиться с кипами документов

Перспектива наведения порядка среди бумаг, скопившихся на вашем рабочем столе и вокруг него, на первый взгляд, может выглядеть удручающе, но, выделив для этой цели определенное время, вы можете избавиться от них и от того психологического груза, который сопутствует их присутствию. Кроме документов, имеющих непосредственное отношение к вам, и документов, которые вы должны переслать другим, в этих кипах, скорее всего, хранятся доклады, периодические издания и т.д., которые вы отложили, чтобы прочесть позднее. Здесь также могут находиться документы, которым по тем или иным причинам не нашлось места в вашей картотеке, или документы, которым вы так и не смогли найти применение.

Ваша цель в данном случае должна заключаться в беглом просмотре этих кип бумаги, но будьте осторожны, не увязните в этой трясине. Приготовьтесь к атаке на эти удручающие кипы, будьте готовы быстро и решительно распорядиться их содержимым (рис. 6. 2):

Рис. 6.2. Как справиться с кипами документов

· Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение». Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.

· Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.

· Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.

· Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.

· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.

· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами из корзин «прочесть» и «принять к обработке», используйте при этом вашу систему напоминаний с тем, чтобы быть в курсе, когда приступать к работе с документами из папки «принять к обработке».

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Как сохранить наведенный порядок

Итак, вы, наконец, рассортировали все документы, находящиеся в вашем офисе. Инструменты, которыми вы пользуетесь регулярно, находятся под рукой, весь мусор убран. Как вам сохранить наведенный порядок?

Ответ, боюсь, вас разочарует. Он напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

· Быстро распределяйте документы в соответствии с правилом пяти действий, приведенном в главе 4.

· Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.

· Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными проектными папками и папками «bring forward» (см. гл. 4).

· Всегда проверяйте наличие необходимого оборудования. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.

· Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места вашего офиса.

· Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Заключение

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:

· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;

· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;

· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.

Оглавление