Для того чтобы сотрудники организации работали с максимальной отдачей, нужно понять, что им нужно, понять, к чему они стремятся. Зная это, можно использовать мотивации людей для того, чтобы создать лучшие условия для работы.

Существует большое количество различных теорий мотивации, с разных позиций объясняющих человеческое поведение.

Умение задавать вопросы немаловажно для ведения беседы. С помощью вопросов получаемая информация уточняется, процесс ее обмена направляется в нужное русло.

Правильно заданный вопрос позволит получить больше информации, поэтому очень важно знать, какие преимущества и недостатки имеет тот или иной вид вопроса.

Открытый вопрос предполагает некоторое творчество при ответе. Спрашивающий хочет получить большое количество информации, и отвечающий должен ее представить.

Преимущества открытых вопросов

• отвечающий не просто сообщает информацию, а ощущает себя участником диалога;

• отвечающий сообщает большое количество информации;

• с помощью открытого вопроса легко передать инициативу в разговоре, если это необходимо.

Недостатки открытых вопросов

• отвечающий может увлечься и представить много ненужной информации;

• тратится много времени.

...

Примеры открытых вопросов:

• Почему на должность менеджера по персоналу принят именно этот человек?

• Почему неполадки в работе компьютера еще не устранены?

Закрытыми называются вопросы, которые предполагают наличие нескольких уже известных вариантов ответа, из которых нужно выбрать один. Чаще всего этих вариантов два – «да» и «нет».

...

Примеры закрытых вопросов:

• Порученное вам задание было выполнено всрок?

• Вы согласны с моими доводами?

Преимущества закрытых вопросов

• ответы на такие вопросы легче анализировать;

• отвечающему труднее уйти от ответа;

• закрытые вопросы позволяют контролировать ход беседы.

Недостаток закрытых вопросов

• отсутствие деталей;

• создают впечатление допроса.

Используя различные вопросы, можно достичь желаемого результата. В зависимости от того, нужно ли «раскрыть», раскрепостить собеседника, или же уточнить степень его уверенности в себе, или перейти от одной темы к другой, стоит построить свой вопрос определенным образом.

Прямой вопрос предполагает краткий ответ. Он незакрытый, так как варианты не определены заранее, но не приемлет пространных рассуждений.

Изучающие вопросы предполагают в ответ получение информации, необходимой для изучения определенного вопроса. Их не следует использовать слишком часто.

...

Как долго вы уже работаете над данным проектом?

• Опишите трудности, которые у вас возникли во время работы над проектом?

• He правда ли, для нас важно, чтобы проект был выполнен в срок?

• Вы считаете, что необходимо уделить столько времени этой незначительной проблеме?

• Что вы сделаете, если сотрудник вашего отдела опоздает на важное совещание?

Наводящие вопросы предполагают ясно видимый ответ. Обычно они используются для убеждения собеседника или же для того, чтобы помочь ему упорядочить процесс мышления.

Вопрос с нажимом предполагает вполне определенный ответ, причем спрашивающий оказывает эмоциональное давление на собеседника, желая получить этот ответ. Он может быть использован для проверки собеседника, однако такими вопросами не рекомендуется злоупотреблять.

В гипотетическом вопросе обычно формулируется какая-либо ситуация, отвечающий должен предположить, к чему она приведет. Обычно такие вопросы используются для проверки компетентности и опыта кандидата, пришедшего на собеседование.

Иногда вместо ответа полезно задать вопрос, особенно если собеседник – неуверенный в себе человек. Это поможет ему сосредоточиться и сэкономит время.

В зеркальных вопросах ранее сказанные слова собеседника облекаются в форму вопроса. Это может быть необходимо для уточнения или углубления темы. Однако повторяя чужие слова нужно быть осторожным, чтобы верно понять их смысл. Иначе вопрос может быть истолкован как наводящий.

...

Кого из сотрудников стоит назначить ответственным?

• А вы как считаете, кто из них лучше справится с этим?

• Как я понял, вы считаете, что данный проект не может быть завершен раньше сентября?

Умение эффективно слушать это не просто умение слышать собеседника.

Это навык активного участия в разговоре, умение собирать информацию. Кроме того, умение активно слушать оказывает благоприятное впечатление на собеседника.

Овладение умением активного слушания предполагает наличие некоторых навыков слушания, знание правил слушания.

Для работы с собеседником лучше всего подходят три типа слушания:

• поддерживающее слушание;

• заинтересованное слушание;

• запоминающее слушание.

Слушание такого рода предназначено для стимуляции собеседника к говорению. Таким образом, слушая собеседника можно получить от него больше информации. Суть этого слушания состоит в демонстрации понимания и стремления слушать дальше.

В данном случае предполагается установление взаимопонимания между собеседниками и вероятное установление сотрудничества между ними. Необходимо сосредоточиться на личностных характеристиках говорящего, это поможет налаживанию межличностных связей.

Этот тип слушания не предполагает обратной связи, т. е. слушающий не участвует в диалоге, а является сторонним наблюдателем и занимается только сбором информации.

Для того чтобы овладеть техникой активного слушания, необходимо уметь:

• обращать внимание на содержание;

• ликвидировать возможные препятствия;

• уделять внимание эмоциональному настрою;

• проявлять видимую реакцию;

• сравнивать вербальные и невербальные сигналы;

• поощрять собеседника;

• проявлять понимание.

Для того чтобы получить полную отдачу от слушания, необходимо внимательно следить за содержанием разговора. Только в этом случае все остальные навыки будут полезны.

Во время разговора с обеих сторон могут возникать различные психологические преграды, собеседники «закрываются» друг от друга, препятствия также могут быть и внешними. Они очень затрудняют эффективность общения. Поэтому их необходимо вовремя выявлять и устранять.

Необходимо обращать внимание на различные проявления эмоционального настроя собеседника. Это обычно заметно по различным невербальным при знакам – жестам, мимике, тону голоса.

Каждый человек нуждается в понимании, во время монолога он обычно желает видеть, что его речь находит отклик у собеседника. В то же время, прервать его нельзя. Вместо этого можно отреагировать на его слова мимикой или жестами, подтвердить свое внимание кивком.

Вербальные и невербальные сигналы, подаваемые человеком, могут не совпадать. Например, собеседник говорит уверенно и спокойно, но постоянно мнет и заламывает пальцы, либо крутит в руках авторучку, либо неосознанно делает еще что-то, что свидетельствует о его беспокойстве, неуверенности в себе. Поэтому важно научиться получать информацию не только от вербальных, но и от невербальных сигналов.

Иногда собеседника необходимо поощрять, чтобы он продолжил говорить на предложенную тему или, наоборот, перешел к другой.

Для того чтобы понять услышанное, можно повторить отдельные ключевые слова, произнесенные собеседником, или же задать ему уточняющий вопрос. Это позволит не только продемонстрировать внимание, но и уточнить, правильно ли восприняты слова собеседника.

Для того чтобы извлекать как можно больше информации из разговора, нужно запомнить несколько правил активного слушания:

• необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника;

• необходимо помнить о собственных интересах;

• необходимо воспринимать речь собеседника в целом.

Необходимо постоянно сосредоточиваться на словах собеседника

Если не следить постоянно за тем, что говорит собеседник, то легко можно отвлечься и упустить нить разговора. Это особенно легко, если приходится долго слушать.

Таким образом можно пропустить важную информацию. Чтобы избежать подобного, нужно постоянно сосредоточиваться на словах собеседника.

Необходимо помнить о собственных интересах

Во время разговора необходимо помнить о преследуемых целях. Естественно, что собеседник будет стараться вовлечь вас в свои проблемы и интересы, однако этого допустить нельзя.

Необходимо воспринимать речь собеседника в целом

Нельзя обращать внимание только на слова собеседника, полностью выхватывая их из контекста. Всегда нужно помнить, о чем идет речь и обращать внимание на то, как говорит собеседник.

Каждый работник ежедневно получает и передает огромное количество информации, которая имеет тенденцию накапливаться с течением времени.

Для того чтобы извлекать из этого процесса максимальную выгоду, необходимо уметь пользоваться различными средствами сбора и хранения информации.

Рабочая переписка доступна всем без исключения, письмо можно прочитать и ответить в любое время. Однако, обилие переписки перегружает рабочее место, требуется время на написание и чтение.

Электронные средства связи (электронная почта, телеконференции) экономят время и бумагу. Но для их осуществления нужны специальные средства, которые не всегда доступны.

Запланированные и незапланированные, формальные и неформальные рабочие встречи являются оптимальным способом получения информации. Их недостаток – в большой потере времени и в неодинаковой важности встречи для отдельных ее участников.

Телефонные разговоры позволяют быстро решить все вопросы, что-то обсудить. Однако они не сопровождаются записью и зависят от качества связи.

Личные встречи – это наиболее распространенный способ получения информации, обладающий рядом преимуществ. Общаясь лично, можно контролировать процесс подачи информации, наладить связи для дальнейшей работы. Однако такое общение занимает много времени и может переходить в неформальное, отклоняться от намеченной темы.

Каждый сотрудник так или иначе участвует в процессе обмена информацией. Чтобы сделать этот обмен максимально эффективным, его нужно тщательно организовать. В процессе передачи информации участвуют три группы:

• руководители;

• подчиненные;

• прочие группы (коллеги, другие отделы, организации).

Для успешного осуществления процесса передачи информации необходимо твердо понимать, какую информацию необходимо передать руководителям, каким образом ее необходимо оформлять, а также как часто она требуется.

Необходимо понимать, какая именно информация должна быть передана подчиненным, каким образом это должно быть сделано. Не стоит также забывать о делегировании полномочий, может быть, кто-то другой, обладающий этой информацией, может сделать это не менее эффективно.

Необходимо знать, какие именно группы нуждаются в информации, кроме того, нужно выяснить, кто именно должен эту информацию получать. Важным вопросами также являются время и способ передачи информации.

Эти две противоположные теории предлагают различные варианты объяснения человеческого поведения. Мак-Грегор исходит из положения о том, что большинство менеджеров действуют, основываясь на собственных предположениях о причинах поведения людей. В зависимости от того, каких взглядов придерживается менеджер, по-разному может протекать деятельность сотрудников.

Основные положения теории X состоит в следующем:

• для человека естественно нежелание работать; при любом удобном случае он стремится уклониться от выполнения заданий;

• для того чтобы в таких условиях работа все-таки выполнялась, необходимо жестко контролировать сотрудников, применять различные угрозы и штрафы. Таким образом можно достичь желаемого результата;

• средний человек не склонен принимать ответственность на себя, он предпочитает, чтобы это сделал руководитель.

Основные положения теории Y заключаются в следующем:

• нежелание работать человеку не свойственно от природы, работа может вызывать как положительные, так и отрицательные эмоции в зависимости от ее организации:

• люди могут самостоятельно мобилизовать все свои силы, чтобы достичь результата;

• средний человек не боится брать на себя ответственность, наоборот, он стремится действовать самостоятельно, получить больше ответственности, чем ему доступно.

Согласно теории Маслоу поведение человека обусловлено его потребностями. Каждый стремится удовлетворить их и поступает в соответствии с этим желанием.

Исходя из этого Маслоу предложил пирамиду потребностей.

Те потребности, которые расположены ближе к основанию пирамиды, удовлетворяются в первую очередь. И только достигая их, он начинает стремиться к большему.

Это естественные каждодневные потребности человека, такие как необходимость в пище, воде и жилье.

Это потребности человека в защите от опасности, в безопасном существовании.

Человек не может существовать в одиночестве, ему необходимо чувствовать себя одним из многих, принадлежать к какой-либо группе.

Самооценка человека обязательно должна поддерживаться внешней оценкой. Человеку нужно уважение, признание со стороны окружающих.

Каждый человек желает реализовать свой потенциал, раскрыть свои возможности, совершенствоваться. Это и называется потребностью в самовыражении.

Маклелланд предложил свои вариант объяснения мотивации у работников организаций. Он считал, что существует три основные категории человеческих мотивов:

• потребность во власти;

• потребность в аффилиации;

• потребность в достижении целей.

Маклелланд считал, что потребность во власти, т. е. потребность влиять на действия других людей, свойственна руководителям. В противном случае человек будет стремиться достичь более высокого положения.

Потребность в аффилиации (т. е. в приятных отношениях, понимании, привязанности) является мотивирующей для многих людей. Маклелланд считал, что эта потребность может мешать эффективной работе, так как сотрудник будет стремиться поддерживать благоприятный климат в организации в ущерб производству.

Потребность в достижении целей означает стремление делать что-либо хорошо, лучше, чем это делалось прежде. По мнению Д. Маклелланда, если потребность в достижении целей свойственна руководителю, он будет стремиться работать в одиночку.

Эта теория касается факторов, наиболее значительно влияющих на отношение человека к работе.

Группа исследователей под руководством Герцберга выделила две группы таких факторов:

• факторы мотивации;

• факторы неудовлетворенности.

Основные факторы мотивации – ответственность, чувство выполненного задания, достижения цели и осознание своего профессионального совершенствования. Они положительно влияют на отношение человека к работе. Усиливая их, можно увеличить мотивацию работника.

Основные факторы неудовлетворенности (или «гигиенические» факторы) – недостаточная заработная плата, плохие условия труда, напряженные отношения с руководителями, ограничение свободы, не сложившиеся отношения с коллегами по работе. Эти факторы отрицательно влияют на отношение человека к работе, изменяя их, можно повлиять на это отношение.

Теория Герцберга имеет ряд недостатков:

• в ней понятия «удовлетворение» и «мотивация» рассматриваются как синонимы, хотя это не всегда так. Удовлетворение от работы далеко не всегда автоматически ведет к повышению мотивации;

• общие выводы были сделаны на основании исследования только нескольких профессий, а такое обобщение недопустимо. Некоторые профессии могли иметь свои, особые факторы удовлетворенности и неудовлетворенности, не свойственные прочим.

Суть этой теории состоит в следующем: чтобы человек старался прикладывать дополнительные усилия, необходимо создать у него уверенность, что эти усилия приведут к желаемому результату.

Если данная схема работает на практике, мотивация сотрудников будет высокой. Естественно, это будет работать только в том случае, если поощрения (или санкции) значительны для работника, он стремится их достичь (или избежать).

Таким образом, согласно теории ожидания Врума, чтобы повысить мотивацию работников, необходимо учесть три условия:

• наличие жесткой связи между усилиями и результатами работы;

• наличие жесткой связи между результатами работы и поощрением (санкциями), следующими за этим;

• значимые поощрения и санкции.

Рационально-экономическая модель мотивации исходит из предположения, что основным условием мотивации человека является материальная выгода. Это означает, что люди стремятся действовать таким образом, чтобы получить как можно большее финансовое вознаграждение.

Таким образом, устанавливая жесткую зависимость между эффективностью работы сотрудника и его доходом, менеджер может добиться максимальных результатов.

Основные качества работников

В рационально-экономической модели мотивации предполагается, что работники:

• пассивны;

• стремятся к минимизации усилий;

• стремятся к снятию с себя ответственности;

• работа для них – средство получения денег.

Данная модель, по мнению многих исследователей, является однобокой. Она рассматривает только материальный фактор, тогда как в настоящее время значимыми являются еще и многие другие. Эта модель не учитывает творческие возможности сотрудников.

Эта модель исходит из предположения, что основным условием мотивации людей являются социальные отношения, т. е. люди стремятся действовать таким образом, чтобы заслужить признание и стать членом группы.

Следовательно, чтобы добиться желаемых результатов, менеджер должен, помимо экономических потребностей работников, учитывать и их социальные потребности и цели. Он должен опираться на то, что созданная в группе атмосфера влияет на качество работы в большей степени, нежели личностная мотивация.

Основные качества работников

В социальной модели предполагается, что работники:

• уделяют большее внимание социальным взаимоотношениям на работе, нежели самой работе;

• подвергаются большему влиянию со стороны членов рабочего коллектива, нежели со стороны руководства;

• относятся к руководству так, как оно удовлетворяет их потребности в причастности группе, в признании и уважении.

При создании этой модели исследовался труд людей, занимающихся монотонной, однообразной работой.

Дальнейшие исследования показали, что социальные связи играют важную роль именно в этом случае, тогда как в случае с творческой или управленческой работой это влияние слабеет.

В этой модели предпринята попытка исправить недостатки рационально-экономической и социальной моделей. Шейн считал, что нельзя описывать мотивацию людей, учитывая только одну какую-то группу факторов. В комплексной модели он попытался отразить все многообразие этих факторов.

В комплексной модели мотивация работников определяется многими факторами, которые могут изменяться в зависимости от рабочей ситуации, от возраста и ожиданий работников.

В процессе взаимоотношений между работником и менеджером негласно формируется психологический контракт. Это система ожиданий, предъявляемых обеими сторонами. Менеджер ожидает от работника определенного результата, а тот в свою очередь определенного вознаграждения за это. Для менеджера важно добиться того, чтобы психологический контракт одинаково понимался обеими сторонами.