В самом начале обучения в аспирантуре я интуитивно почувствовал, что мне не хватает так называемой личной информационной системы (ЛИС), основное назначение которой заключалось бы в получении информации в нужное время и в нужном месте.

Регулярно посещая книжные магазины, я купил книгу профессора Г. Попова «Техника личной работы». Она произвела во мне организационный переворот. Теперь, оглядываясь на то время, понимаешь: чтобы стать информационно сильнее, одного мозга недостаточно, нужна еще личная информационная система.

Следует иметь в виду, что ЛИС – страшный джинн. Незаметно увеличиваясь в размерах, он может поглотить своего создателя и сделать из него «информационного раба». В этом случае уже не человек управляет информацией, а информация управляет человеком.

В связи с этим отметим ряд важнейших принципов организации ЛИС.

Принцип первый: содержание информации соответствует текущим и перспективным задачам, которые решает и планирует решить ее владелец (пользователь).

Для систематизации информации используется система файлов, которые имеют хорошую обзорность с помощью ключа файлов для быстрого поиска.

Принцип второй: скорость нахождения нужной информации должна быть достаточно высокой.

Если на поиск требуемой информации затрачивается много времени, значит, ЛИС организована неэффективно. Если требуемую информацию можно быстрее создать «с помощью головы», чем найти в процессе поиска, это явный показатель низкого уровня организации ЛИС.

Принцип третий: поддержание равновесия в информационной системе.

Если по трубе А информация только «вливается» в ЛИС, то рано или поздно она станет неуправляемой. Поэтому если по трубе А влился определенный объем информации, то по трубе Б примерно такой же объем информации необходимо вылить. «Генеральная чистка ЛИС» – это приведение личной информационной системы в управляемый вид.

Куда бы ни забрасывала судьба информационного культуриста, первое, что он берет с собой, – это ЛИС. В ней находят отражение его профессиональные интересы, цели, задачи и увлечения.

Например, моя личная информационная система состоит из следующих частей.

1. Библиографии по тематическим направлениям. Во время обучения в аспирантуре я начал выписывать еженедельную газету «Книжное обозрение», где в определенных рубриках публикуются выходные данные сигнальных экземпляров. Я отмечаю источники, представляющие для меня профессиональный интерес, и ввожу их в свои тематические рубрикации: «Администрирование», «Аутсорсинг», «Банковское дело», «Банкротство», «Биржевое дело», «Бюрократизм», «Гендерный менеджмент», «Государственная служба», «Деловое общение» и т. д. Таким образом, отслеживаются выходящие источники и по некоторым из них делается пометка «ВП» (возможная покупка). Регулярное посещение книжных магазинов лично или в Интернете позволяет принимать окончательное решение о покупке. Купленная книга прорабатывается, и этот факт фиксируется в системе «Прочитанные источники».

Некоторые надеются на Интернет, рассчитывая, что им предоставят возможность скачать библиографию по интересующей их тематике. Однако на Интернет надейся, а сам не плошай. За несколько секунд моя система позволяет получить необходимые библиографические сведения по имеющимся в ней рубрикам за последние 15 лет, а иногда и за более продолжительный период.

2. Файлы в электронной и бумажной форме. Создавая ЛИС в процессе обучения в аспирантуре, я не подозревал, в какого монстра она превратится со временем. В первые годы она работала на основе правила постоянного вливания в нее информации в соответствии с тематикой файлов. В результате система слишком «разбухла» и стала неоперативной. Появилось ощущение, что не я управляю ЛИС, а она мною. Пришлось посадить ее на «информационную диету»: удаляемая информация, измеряемая количеством страниц, превосходила вводимую. Кроме того, проводилась периодическая чистка файлов. Теперь ЛИС стала управляемой и, главное, более оперативной. Баланс в ЛИС поддерживается за счет известной формулы: информация, вводимая по трубе А, равна информации, удаляемой по трубе Б.

В свое время А. Гастев, видный отечественный деятель НОТ и бессменный директор Центрального института труда, сказал: «Хочешь быть организатором? Хочешь быть ХОРОШИМ ОРГАНИЗАТОРОМ? Хочешь быть уверенным организатором? – Облюбуй небольшой участок работы, участок с аршин, и построй каждую мелочь с расчетом до минуты, до дюйма»[6].

А. Гастев считал, что нужно приучить себя овладевать малым пространством и малым временем, и меньше говорить о чем-то объемном или глобальном.

3. Конспекты лекций, сценарии тренингов, деловых игр и авторских семинаров. Эта часть ЛИС находится в самом активном состоянии, поскольку мне приходится много преподавать в самых разных аудиториях различные организационно-управленческие дисциплины.

4. Специальные материалы под намечаемые статьи и книги. Это фактологическая часть ЛИСа, представляющая большую ценность. Для нее характерна цепочка: цели, задачи – идеи – сбор и обработка различной информации – ее систематизация – пробы пера.

5. Собственные публикации в форме статей, брошюр, индивидуальных и коллективных монографий, специальных буклетов, которые являются результатами творческого труда.

Дневник – это средство, с помощью которого человек фиксирует, что он делал, видел, ощущал или намерен делать. Вести или не вести дневник? На этот вопрос каждый отвечает по-своему.

Например, я веду два регистратора. В первом записываю, что конкретно прочитал (проработал), когда (месяц и год) и сколько страниц (в том числе нарастающим итогом). Во втором фиксируется количество затраченного времени на работу с информацией – чтение, обработка, создание. При этом никаких «эмоционально-чувственных записей» я не веду, считая их напрасной тратой времени.

В этих регистраторах фиксируются прежде всего количественные данные, которые позволяют констатировать и планировать нагрузки, сопоставлять результаты, а также устанавливать собственные рекорды. Дневник одновременно выполняет ряд функций – планирования, организации, стимулирования (самопобуждения) и контроля.

Наряду с этими функциями он выполняет еще одну важную функцию – сдерживания. Брейнбилдер рано или поздно почувствует, что не стоит превращаться в «информационного безумца», яростно поглощающего тонны «информационной руды». Такой стиль может вызвать отвращение или привести к потере аппетита при работе с информацией. Лучше постепенно наращивать свои результаты, переходя от меньших к большим. В рамках данной технологии мозг значительно увеличивает свои перерабатывающие и творческие возможности.

Нужно иметь в виду, что на практике информационные культуристы используют разные дневниковые системы, и поэтому следует найти свою, подходящую именно вам.

Если человек не ведет никаких записей, он оказывается во власти стихии – неизвестности и неопределенности. Она не ведет к прогрессу, потому что человек не владеет информацией применительно к самому себе и своей работе.

Что бы ни делал человек, это называется до боли знакомым словом «труд». Чтение – это разновидность труда, и требует затрат времени (временеемкость) и килокалорий (трудоемкость). Любой труд рано или поздно надоедает человеку, поскольку повторяется изо дня в день.

Требуется перемена деятельности, которая поддерживает интерес к данному виду труда за счет неких мотивационных (внутри) и стимулирующих (извне) импульсов. Здесь не нужны громкие слова и великие примеры: истина заключается в сочетании умственного и физического труда. Чтение нагружает голову, а физические нагрузки – тело.

В целом процессу чтения как разновидности человеческого труда свойственна определенная монотонность и однообразие. Мы не рассматриваем ситуацию, когда благодаря интересному содержанию книга захватывает, или, как говорят, поглощает читателя. Во всех остальных случаях можно использовать определенные методы, которые позволяют преодолевать эти естественные барьеры.

Метод первый – самовнушение необходимости и важности освоения содержания. Создание внутренней энергетики (мотивации) с помощью ключевого слова «Надо!» – сильное побудительное средство. Как отмечал один известный психотерапевт, важно дать себе определенную установку.

Метод второй – включение в процесс чтения таких дополнительных средств, как функциональная музыка, свежий воздух, смена позы и/или физкультурные паузы. Все эти средства, как показывает практика, помогают поддерживать требуемый уровень работоспособности и преодолевать утомляемость.

Метод третий – применение к себе в качестве «плетки» обидных слов: слабак, лентяй, недотепа, тряпка, развалюха, неумеха и т. д. Такое самобичевание пробуждает дополнительные организационные возможности и психологические резервы.

Метод четвертый – обещание себе «морковки» по окончании монотонной, но нужной работы. Если хочется выполнить или сделать что-нибудь более приятное, чем монотонное, хотя и нужное чтение, то именно это и обещается себе в качестве своеобразной «морковки».

И, наконец, метод пятый – чтение в шумной, движущейся или другой не слишком комфортной среде. С помощью этого метода человек как бы показывает окружающим и доказывает себе, что он может читать везде, где захочет.

Необходимо подчеркнуть, что продвинутые информкультуристы, столкнувшись с проблемой монотонности и однообразия на заре своей практики, вынуждены были использовать определенный набор соответствующих методов. Поэтому это далеко не праздная, а важная организационная, технологическая и психологическая проблема, решение которой позволяет повысить эффективность работы с информацией.

Когда я поступил в аспирантуру, то невольно столкнулся с разными проблемами работы с информацией по теме диссертации. Одной из основных оказалась проблема времени.

Замеры ежедневных полезных затрат времени позволили установить почти полное отсутствие необходимой ориентации и системы: всего 2–3 часа в день. Самоанализ показал, что много времени тратилось впустую. Непрерывная рационализация позволила довести этот важный показатель сначала до 4–5, затем – до 7, а позже и до 10 часов в день.

При работе с информацией, как и в любом другом деле, кроме воли и сознания действует закон перехода количества в качество: чем больше затрачивается времени (при прочих равных условиях), тем лучше человек будет разбираться в конкретной области.

В человеческой деятельности не действует «закон лентяя»: чем меньше времени тратится на работу с информацией, тем больше знаний становится у человека.

Поэтому вывод очевиден: хочешь стать умнее – осваивай более рациональную систему затрат времени, которая отвергает различные способы «воровства и убийства» своего времени.

Начав преподавать в вузе, я волей-неволей стал обращать внимание на следующую закономерность среди коллег по цеху: если преподаватель любой учебной дисциплины тратит мало времени на «накачку» мозга, то в некоторый момент времени он начинает устаревать и отставать.

Со временем я вывел для себя правило: чтобы успешно работать в любой аудитории (в том числе и по численности), нужно прежде всего знать больше ее как минимум втрое. Тогда преподаватель сможет (при прочих равных условиях) дать определенные знания и привить нужные навыки. Деятельность преподавателя – это «двойной информационный культуризм»: с одной стороны, он направлен на самого себя, а с другой – на аудиторию.

Проблема нерациональных и рациональных затрат времени в труде начала занимать умы ученых и практиков в нашей стране в 20-е гг. XX века.

Видным инноватором и пропагандистом в этой области был П. Керженцев (1881–1940), который создал организацию «Лига Время» и бессменно ею руководил. Впоследствии она была преобразована в «Лигу НОТ».

В каталоге русских книг в Государственной библиотеке им. В. И. Ленина имеется 80 книг П. Керженцева. В 1968 г. издательство «Экономика» выпустило сборник его избранных трудов, куда вошли работы, ставшие классикой: «Принципы организации», «НОТ – научная организация труда», «Борьба за время», «Памятка организатора» и «Организуй самого себя». К сожалению, этот сборник с тех пор не переиздавался.

Сейчас издается специальная литература по созданию и использованию систем рациональных затрат времени – тайм-мен («время мужчины»), тайм-вумен («время женщины»), тайм-менеджер («время руководителя») и тайм-менеджмент («управление временем»). Работают специализированные фирмы, оказывающие консультативные услуги в этой области.