«Растратьте впустую деньги, и вы лишитесь только денег, но растратьте время, и вы лишитесь части своей жизни».

(Майкл Лебёф)

Как часто вам кажется, что день (а то и неделя) прошли впустую? Как часто вы начинаете день, готовый свернуть горы, а в конце рабочего дня понимаете, что толком ничего не сделали? И насколько вы злитесь на себя за то, что еще один день прошел впустую? Если эти вопросы для вас не пустой звук, наверное, пришло время работать иначе. Просто удивительно, как много людей тратят впустую время на работе. В февральском номере «Гарвардского бизнес-обзора» (Harvard Business Review) за 2002 год была опубликована статья «Бойтесь занятого менеджера», пролившая свет на масштаб этой проблемы. Исследования авторов показали, что 90 процентов менеджеров тратят время впустую, либо постоянно откладывая дела на потом, либо создавая видимость бурной деятельности, либо просто испытывая безразличие к своей работе. Только 10 процентов опрошенных действительно занимались делом.

Может показаться, что раз уж практически все тратят время впустую, то не такая это и проблема. Это все равно что пытаться работать в неделю между Рождеством и Новым годом – народу в офисе немного, какой смысл стараться?

На уровне отдельного человека корень проблемы заключается в эффективности работы – подробнее об этом я расскажу чуть ниже. Если вы хотите достичь поставленных целей, сфокусируйте свое внимание на эффективности.

Ситуацию осложняет то, что существует множество отвлекающих факторов, мешающих сосредоточиться на работе. Непродуманный менеджмент, создаваемая видимость бурной деятельности при практически нулевых результатах, и множество дел, которыми заниматься гораздо интереснее, чем работать, – превращают атмосферу вокруг вас в бурную реку, а лично вас – в лосося, пытающегося плыть против течения.

По словам Ли Райана, основателя и главы лос-анд-желесской компании по подбору управляющего персонала Ryan Miller Associates, устоявшаяся традиция впустую тратить рабочее время просто выводит его из себя. Подбор менеджеров, по сути, сводится к попытке совместить подходящего человека с подходящей фирмой, и многие работающие в этой сфере компании идут по пути наименьшего сопротивления, предпочитая количественный, а не качественный подход. Они берут максимально возможное количество резюме и раскидывают их по максимально большому числу компаний в надежде, что им повезет и подходящие кандидаты найдут подходящего работодателя. Как раньше в компании протекал процесс подбора персонала? Сначала сотрудники отдела кадров обзванивали возможных кандидатов (17 человек на одно место – далеко не предел). Затем с каждым проводилось собеседование, а многим также предлагалось выполнить тестовое задание. Всем, кто не прошел этого этапа, снова нужно было звонить – на этот раз с печальными новостями. Сколько на это тратилось времени и нервов, представить нетрудно. В фирму-наниматель тоже приходилось звонить – с извинениями за то, что прислали не тех кандидатов. В среднем общее число звонков по каждому кандидату составляло 51.

«Какая колоссальная трата времени! – сокрушается Райан. – А в нашем бизнесе время слишком ценно. Гораздо лучше сначала выяснить в деталях, кто нужен нанимателю, и выбрать двух-трех наиболее подходящих кандидатов. И, тем не менее, так поступают крайне немногие рекрутинговые агентства».

«Я замечал, что многие люди делали рывок в карьере именно в то время, пока другие тратили его без толку».

(Генри Форд)

Вы можете тратить время впустую, если находитесь в реакционном режиме – то есть не удосуживаетесь остановиться и подумать над тем, что делаете. Возможно, вам кажется, что на работе вы весь день только и делаете, что реагируете – на почту, на поступающую документацию, на запросы начальников, коллег и клиентов. Наверное, вы чувствуете себя как голландский мальчик из басни, затыкающий пальцем дыру в дамбе. Времени и так в обрез, куда уж тут остановиться и задуматься. Проблема в том, что реакционное поведение ведет только к панике и ошибкам. Как сказал один из моих клиентов, «когда вся твоя уверенность идет прахом и ты понимаешь, что все сделал неправильно, не только работа встает. Застывает мозг. Ты начинаешь мучиться сомнениями по поводу каждого решения, которое принимаешь».

Ирония в том, что если вы остановитесь и подумаете, если начнете действовать в согласии с активной стратегией «семь раз отмерь – один раз отрежь» каждый день, каждую неделю и каждый месяц, вы сбережете собственное время – за счет более эффективной и качественной работы. Определите, что нужно сделать в первую очередь, особенно если окружающие требуют от вас результатов и эти результаты важны для них. Со временем вы научитесь отфильтровывать то, что только зря пожирает ваше время. (Например, такова электронная почта – эта жутчайшая дыра, в которую утекает прорва времени.) Дело не только в том, чтобы расставить приоритеты в порядке важности. Дело в том, чтобы расставить их, руководствуясь вполне определенным принципом: самое важное дело – то, которое вызовет самое большое недовольство заказчика, если работа не будет сделана в срок или будет сделана некачественно.

«Время – бесценный и невозобновляемый ресурс. До тех пор, пока вы не научитесь управлять временем, вы не сможете управлять ничем другим».

(Питер Друкер)

Так как же активно подойти к своей работе? Райан рекомендует сначала подумать о своих целях и о том, как лучше всего их достигнуть. Выделите несколько минут в начале и в конце каждого рабочего дня и посвятите их исключительно самым важным делам – их число должно быть не больше трех. Доведите их до конца, и вы обнаружите, что ваша продуктивность значительно возросла.

Полезное пояснение. Чем тратить время на исправление ошибок, лучше заранее все продумать и не делать их вовсе.

1. Начните с составления списка (не больше трех пунктов) самых важных задач недели. Доведите их до конца. Составьте новый список. Повторяйте в течение четырех недель. Затем перейдите к месячным спискам.

2. Перечислите все способы, которыми вы можете достичь своей цели. Записывайте не только то, что вам надо сделать, но и то, что вам нужно перестать делать; что и от кого вам нужно получить, а кого необходимо попросить подождать.

3. Придя на работу, не открывайте электронную почту и не пользуйтесь телефоном (за исключением критически важных случаев, разумеется), пока не сделаете хотя бы одно важное дело. Соблюдайте «почтово-телефонное расписание», как если бы это было расписание рабочих часов вообще.

4. Научитесь говорить «нет». Если вы опасаетесь давать отказ, попросите начальника сделать это за вас, чтобы вы могли поработать над тем, что нужно компании (подробнее – в главе «Боязнь конфронтации»).

5. Если вы замечаете, что ваше поведение приобретает черты навязчивого – постоянно проверяете почту, уходите на перекур или максимально растягиваете обеденный перерыв, опаздываете на работу – спросите себя, что вас так беспокоит и заставляет заниматься посторонними делами. Подумайте, что вам нужно изменить в своей работе, чтобы искушение стало минимальным. Сделайте 20-минутный перерыв, выполните несколько гимнастических упражнений, а затем снова беритесь за работу.

6. Попросите начальника помочь вам достичь лучших и реальных результатов.