Принятие решения о необходимости делегировать то или иное задание обычно провоцируется пониманием, что перед вами поставлено слишком много задач, чтобы вы могли уделить достаточно внимания каждой из них, и что вы не в состоянии приступить к чему-то другому, пока не передадите часть своих обязанностей. Какая бы из причин не подтолкнула вас к решительным действиям, делегирование должно осуществляться логично и последовательно.

Большая ошибка – полагать, что можно поручить кому-то любое задание просто потому, что у вас нет настроения его выполнять, или потому, что необходимо чем-то занять другого человека, например подчиненного.

Выбор поручаемого задания требует серьезного анализа и систематизации всех ваших обязанностей, а также составления списка выполняемых вами заданий, который необходимо разделить на 4 группы.

• Задания, которые вы должны делегировать. Это, как правило, те, которые не стоит выполнять самому. Очень часто это либо те задания, которые вы привыкли делать, либо те, от которых вы получаете определенное удовлетворение и поэтому не хотите перепоручать их кому-либо. Делегирование такого рода заданий дает вам возможность рационально использовать свое время и в то же время минимизировать риск, который присутствует при перепоручении, а не самостоятельном выполнении задания.

• Задания, которые следует делегировать. Это обычная рутинная работа, которую вы не планировали перепоручать, хотя другие люди вполне могли бы с ней справиться. Более того, возможно, они даже восприняли бы такие поручения как интересные и стимулирующие одновременно. Вам, наверное, стоит задать себе вопрос, почему эти задания вообще составляют неотъемлемую часть ваших обязанностей и почему вы до сих пор ни с кем ими не поделились.

• Задания, которые вы можете делегировать – те, которые выполняли бы другие сотрудники, если бы обладали достаточными знаниями и умениями. Делегирование таких заданий дает людям реальную возможность развить собственные способности. Но вначале нужно убедить их в том, что неизбежное в таких случаях посещение тренингов и обучающих классов будет способствовать приобретению ими соответствующих навыков.

• Задания, выполнение которых вы должны оставить за собой. Это те обязанности, которые составляют ядро сферы вашей компетенции. К ним относятся планирование будущей деятельности, разработка перспектив, наблюдение за действиями других людей; поддержка, оценка и поощрение. Если все или что-либо из вышеперечисленного имеет непосредственное отношение к вашей деятельности, лучше выполнять это самому – разве что у вас есть равный вам по компетентности заместитель.

Этот анализ полезен, потому что помогает понять, что вы по-прежнему выполняете отдельные функции, хотя вполне могли делегировать их еще несколько лет назад. Однако это не означает, что вы должны делиться только неприятными заданиями, оставляя себе приятные. Нельзя также поручать те задания, которые вы находите трудными даже для себя. Если проблемы есть у вас, то маловероятно, что другие справятся лучше.

После принятия решения о делегировании какого-то специфического задания должно последовать детальное изучение его сути. Та работа, которую вы выполняете без долгих раздумий, почти автоматически, поскольку это входит в сферу вашей компетенции с незапамятных времен, может на первый взгляд выглядеть обычным рутинным заданием. Но впоследствии может оказаться, что оно потребует вашего личного вмешательства или применения всесторонних навыков, которыми не обладает никто другой (вот почему это и отнесено к кругу ваших обязанностей). Вышеперечисленное подразумевает глубокий анализ сути задания и определение:

• способностей, необходимых для выполнения поручения;

• действий, которые нужно предпринять, и оборудования, которое должно быть использовано в ходе осуществления порученного задания;

• взаимоотношений с другими людьми, необходимых для завершения всего комплекса работ.

Таким образом, в первую очередь следует обратить внимание на навыки и умения, необходимые для эффективного выполнения/

Инвентаризация архива. Вам уже не удается срочно найти необходимую информацию, поэтому необходимо усовершенствовать систему ее хранения. Это задействует:

• способности: логическое мышление;

• действия: сортировка файлов, системное расположение информации;

• взаимоотношения: консультации с другими людьми.

Редактирование стандартного письма. На вашей фирме налажен ежегодный итоговый обмен письмами с потребителями, и вам необходимо написать стандартное письмо, которое в то же время будет и индивидуальным. Это включает:

• способности: принятие решения;

• действия: написание письма; использование текстового редактора;

• взаимоотношения: понимание потребностей потребителей.

Организация презентации. Было принято решение провести презентацию с целью предоставления большего количества информации потребителям о продуктах и услугах, которые предлагает компания. Это подразумевает:

• способности: планирование;

• действия: организация и руководство;

• взаимоотношения: установление связей с другими людьми с целью достижения взаимопонимания и сотрудничества.

Принимая во внимание все необходимое для каждого из делегируемых заданий, вы получите более четкое представление о том, что нужно сделать, чтобы работа была выполнена другим исполнителем на должном уровне.

Делегирование подразумевает передачу части ваших обязанностей и полномочий, но при этом оставляет вас ответственным за результат выполнения задания. Важно помнить, что если возникнут какие-либо проблемы в ходе выполнения поручения, то, несмотря ни на что, делегирующий несет ответственность за результат. Поэтому, прежде чем поручать любое задание, предварительно определенное вами как подходящее, необходимо оценить степень риска в перепоручении работы, за которую вы в итоге несете полную ответственность.

Выражаясь практическими терминами, следует получить такую информацию:

• Насколько высок риск? Каковы возможные последствия ошибочного выбора исполнителя и каковы шансы такого исхода?

• Насколько велика ответственность? Какие обязательства из возложенных на вас доверяются другим?

• Насколько обширен круг полномочий? До какой степени вы готовы отказаться от своей сферы контроля?

Это не всегда так просто, как кажется на первый взгляд; например, можно нести ответственность, скажем, за финансы и при этом не иметь полномочий ими распоряжаться. Задание, выбранное вами для делегирования, может вполне попадать в категории «должно», «следует», «можно», но не пройти проверку на отсутствие высокого риска. Только полная осведомленность относительно всего, что включает в себя задание с точки зрения подотчетности, позволяет быть уверенным, что вы не подвергнетесь неоправданному риску, угрожающему вашей компетенции.

Делегирование требует систематизации вашей деятельности и разделения тех заданий, которые могут и должны быть поручены, от тех, которые необходимо выполнить самостоятельно.

Анализируя суть работы, планируемой для делегирования, определяя умения и способности, необходимые для осуществления задания, вы сможете обозначить все необходимое для того, чтобы задание было выполнено хорошо. Взвешивая вероятность риска, ответственности и полномочий, которые включает в себя поручение, вы можете свести к минимуму неизбежные для делегирования проблемы.

Таким образом вы сделаете мудрый шаг и обеспечите точное попадание в цель при выборе работы, наиболее подходящей для делегирования.

Ответы на нижеприведенные вопросы помогут вам получить наиболее полное и четкое представление о своей работе.

^ Есть ли задания, до сих пор выполняемые вами лично, делегирование которых в равной степени обязательно и целесообразно?

^ Есть ли среди ваших обязанностей такие, которые вы можете делегировать при условии, что найдете человека, способного с ними справиться?

^ Определили ли вы ту работу, которую не можете делегировать и выполнение которой вы должны оставить за собой?

^ Имеете ли вы представление о том, обладание какими умениями и навыками наиболее существенно и необходимо для делегируемого задания?

^ Знаете ли вы, какую ответственность влечет за собой эта работа?

^ Знаете ли вы, какие полномочия должны быть делегированы наряду с самим заданием?

^ Оценили ли вы возможный риск?

^ Понимаете ли вы, что в любом случае будете нести ответственность за задание, которое перепоручаете?

• четко знать, какие задания вы должны, вам следует или вы можете поручить;

• определить задания, которые необходимо выполнять самостоятельно;

• прежде чем поручить работу, проанализировать способности и возможности, необходимые для ее выполнения;

• оценить возможный риск;

• никогда не забывать, что при любых условиях вы несете ответственность за задания, которые делегируете.