Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.

Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведений регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования, они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие срокихранения:

• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;

• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет;

• журналы (книги) учета отпусков – 3 года;

• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель предприятия.

Журналы учета и регистрации документов необходимы для:

• регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

• организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

• организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

• облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (или, если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. При заполнении данной регистрационной формы необходимо учитывать следующий момент. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем.

Также необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

К сожалению, форма книги учета трудовых книжек не приспособлена под учет оформления дубликатов трудовой книжки. Тем не менее, данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Также данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12–13 даются ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графа карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

• журнал регистрации служебных заданий;

• журнал регистрации локальных нормативных актов;

• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

• журнал выдачи справок по личному составу;

• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

• журнал учета больничных листов;

• журнал регистрации увольнения с работы и др.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.

Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы – пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:

• дата, время проведения мероприятия;

• правовые основания;

• цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;

• список выявленных нарушений;

• реквизиты составленного протокола;

• выданные предписания;

• фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.

Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.

Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:

• кто имеет право проводить проверку;

• виды проверок;

• документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;

• документы, которые имеет право потребовать проверяющий;

• порядок проведения проверки;

• оформление результатов мероприятия и д.р.

В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.

На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.

Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использованияработников составляется с целью учета и анализа:

• расстановки кадров;

• эффективности использования рабочего времени;

• своевременности набора дополнительного персонала;

• замещения вакантных мест;

• карьерного роста работников.

Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:

• возраста;

• образования;

• семейного положения;

• группы занятий;

• режима рабочего времени;

• поступления на работу и выбытия и т. п.

Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости по учету рабочих мест. Ведомость необходима для проведения аттестации рабочих мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут группироваться по следующим признакам:

• по категориям работников:

– рабочие,

– служащие;

• по наименованиям профессий (должностей) работников:

– руководители,

– специалисты,

– другие служащие,

– рабочие.

• по количеству мест:

– индивидуальное,

– коллективное;

• по степени подвижности:

– стационарное,

– подвижное,

– периодичное;

• по виду производства:

– основное,

– вспомогательное,

– обслуживающее;

• по степени механизации:

– ручное,

– механизированное,

– автоматизированное;

• по условиям труда:

– нормальные,

– тяжелые и вредные,

– особо тяжелые и особо вредные.

Возможно введение дополнительных классификационных признаков рабочих мест (по наименованию выпускаемой продукции, по виду работ – сезонные, периодического использования и др.).

Учету подлежат рабочие места всех категорий работников, действующие и неиспользуемые, обеспеченные или необеспеченные рабочей силой на дату проведения учета, а также резервные и учебные. Каждое рабочее место учитывается как одно независимо от того, используется оно в одну, две или более смен. Для рабочих мест, которые используются не весь плановый период, указывается среднегодовая длительность его использования независимо от того, функционирует оно на дату проведения учета или нет. Не учитываются в качестве рабочих мест:

• оборудование общего пользования, за которым нет закрепленных работников (переносные сверлильные, заточные и другие станки, подъемно-транспортные средства);

• оборудование, находящееся в монтаже или смонтированное, но не сданное в эксплуатацию по акту, а также демонтированное;

• демонстрационные и экспонируемые образцы оборудования.

Существует несколько способов определения количества рабочих мест:

• прямой подсчет по количеству станков, агрегатов, машин, механизмов, комплектам технологической и организационной оснастки при обслуживании (по норме) каждой единицы одним работником. Как одно рабочее место учитываются несколько единиц оборудования (многостаночное, многоагрегатное обслуживание), обслуживаемых по действующим нормам одним работником. Количество рабочих мест водителей определяется по числу машин и действующим нормам обслуживания;

• по установленным зонам обслуживания (рабочие места уборщиков производственных и служебных помещений, лесников, горничных, продавцов магазинов самообслуживания, почтальонов и др.);

• по рабочим постам (рабочие места работников охраны, контроля, гардеробщиков, приемщиков и кассиров организаций сферы обслуживания, киоскеров, диспетчеров и др.);

• в отдельных видах производства количество рабочих мест определяется на основе нормативной трудоемкости по видам работ, производственным процессам или их законченной части (рабочие места каменщиков, штукатуров, бетонщиков, проходчиков, монтажников);

• рабочие места отдельных категорий работников, которые не могут быть определены одним из вышеперечисленных методов, учитываются по утвержденным нормативам численности и другим трудовым нормам исходя из объема работ и производительности труда.

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);

• наименование вида документа – «СПРАВКА»;

• дата и номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• адресат;

• подпись составителя;

• печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.

Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и отсутствующие по причине:

• простоя;

• командировки (если за ними сохранялась заработная плата);

• временной нетрудоспособности;

• обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);

• отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);

• выходного дня;

• прогула;

• по другой причине вынужденного отсутствия на работе.

Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия.

Средняя численность работников за определенный период включает в себя:

• среднесписочную численность работников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не включаются в среднесписочную численность работников:

• женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;

• работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко—часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности рабочее недели). Например, при пятидневной рабочее неделе продолжительностью 40 часов число отработанных человеко—часов делим на 8 часов. Получаем число отработанных человеко—дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом, определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни, отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество месяцев в квартале или году (3, 12).