Глава № 17

Как меньше уставать и получать больше пользы от бумажной работы

Для большинства торговых агентов бумажная работа то же самое, что нефть для арабов,- грязное, приносящее массу хлопот вещество, которое они сами не могут применить, но если они перестанут его добывать, то лишатся денег. Спросите любого менеджера по продажам, как выполняется бумажная работа в его отделе. Несмотря на то что работники из верхней трети списка выполняют объем работ, в несколько раз превосходящий суммарные показатели тех, , кто находится в нижней части списка, он скажет вам, что наибольшие хлопоты со своевременным заполнением бумаг различной отчетности ему приносят как раз те, кто находится внизу. Почему? Потому что люди из верхней трети слишком заняты, чтобы давать уклончивые ответы на вопросы об отчетности. Поэтому они сразу выполняют всю бумажную работу.

Самым верным признаком, отличающим Чемпиона от среднего торгового агента, является его способность все делать правильно с первого раза. Как сказал однажды один отчаявшийся руководитель: "Почему у них всегда находится время на то, чтобы все переделать, но никогда не хватает его на то, чтобы сразу все сделать как следует?".

Время, затраченное на переделку, уменьшает время, которое используется на полезные дела. В продажах, как и во всех областях жизни, нет такого понятия, как бесполезное время; есть только время, которое использовано, и время, потраченное впустую. И ничто не отнимает время так сильно, как небрежное заполнение пумаг отчетности, над смыслом которых люди потом должны ломать голову.

Первое правило выполнения всей бумажной работы - это аккуратность. Старайтесь писать быстро и разборчиво или научитесь печатать. Чемпион не рискует вызвать неудовольствие своих клиентов дорогостоящими проволочками, вызванными небрежно заполненными бумагами; он дважды проверяет все, что связано с оформлением покупки, на аккуратность и отсутствие ошибок.

Но как только мы отвлечемся от заполнения бумаг но время заключения сделки, то можем сделать много ошибок. В настоящий момент компании используют бумажную отчетность, чтобы:

? Контролировать вас.

? Собирать информацию по требованию правительства.

? Собирать информацию для принятия производственных и маркетинговых решений.

Давайте поговорим об этих трех разновидностях бумажной работы.

Информация для контроля за вами

Большинство торговых агентов почти во всех торговых фирмах являются средними по определению. Это означает, что вся бумажная работа в отделах продажи строится с расчетом на среднего торгового агента. Другими словами, поскольку средний торговый агент не мотивирует себя сам, компания вынуждена сама мотивировать его.

Подумайте об этом. За редким исключением, все руководители имеют перед собой следующие факты:

1. Менее 20% торговых агентов образуют группу, приносящую более 60% заключенных сделок от общего объема продаж, и эта группа не требует постоянного понукания.

2. Более 80% формируют другую группу, которая дает менее 40% сделок от общего объема продаж - при условии постоянного давления. Если давление ослабевает, эффективность работы этой группы падает еще ниже.

Если вы хотите избавить себя от необходимости в спешке заполнять большое количество различных бумаг, докажите вашему руководству, что вы перемещаетесь в группу 1 и способны самостоятельно поддерживать нужную скорость. Им это понравится.

Информация для правительства

Чемпион быстро передает эту информацию. Он знает, что компания должна ею располагать (или думать, будто она ею располагает, что по сути одно и то же), и хорошо знает, что потратит меньше времени, если сделает это сразу, не дожидаясь повторных напоминаний.

Информация, которая требуется вашей компании для принятия маркетинговых и производственных решений

Здесь Чемпион с готовностью идет на сотрудничество. Он прекрасно понимает, что будущее выбранной им компании зависит от маркетинговых и производственных решений, которые принимаются и с учетом собранной им информации. Большинство компаний возлагают на своих торговых агентов две важные функции: продажа товаров и сбор информации. Поскольку обе категории необычайно важны, каждая компания сильна настолько, насколько сильны ее торговые представители.

Дорога в ад вымощена благими намерениями. Доводилось ли вам в школе получать тридцать дней на задание, которое потребовало бы от вас нескольких часов напряженных усилий? Выполняли ли вы его сразу, чтобы больше о нем не думать? Нет. Если вы вообще вспоминали о нем в течение последующих трех шей, то утешительная мысль о том, что у вас есть еще двадцать семь дней, полностью исключала необходимость уделить заданию хотя бы один час. Затем проходило две недели, и вы начинали испытывать четкую тревогу. Вы замечали большую букву П, святящуюся перед вами на горизонте. Провал. Проходило гще несколько дней, и буква П становилась все больше. Чувство тревоги росло, заставляя вас испытывать душевные муки. Наконец, за два дня до окончания выделенного вам срока - или в последнюю ночь- вы садились и за несколько часов непрерывной работы пыполняли все задание. А затем вы испытывали ни с чем не сравнимое облегчение. Возможно, вы говорили себе: "Почему я не избавил себя от всех этих переживаний еще месяц назад?".

Чемпион предпочитает горячий пот работы холодному поту страха и поэтому достаточно скоро у него устанавливается четкий рабочий распорядок, который позволяет ему плодотворно трудиться и наслаждаться заслуженным отдыхом. Благодаря жесткому расписанию он вовремя достигает намеченной цели, и его банковский счет находится в хорошей форме.

Успевать вовремя - это привычка. Опаздывать - тоже привычка. Вы можете установить свой внутренний таймер на точное время и на десять минут позднее. Вы имеете полную свободу выбора: сделать бумажную работу вовремя или дождаться трех напоминаний. И вы можете изменить любую привычку точно гак же, как и все то, что вы хотите изменить. Нужно только сконцентрироваться на том, чтобы в течение двадцати одного дня следовать новой привычке и не потакать старой.

Это означает, что в течение двадцати одного дня вы вырабатываете себе новую привычку, не упуская ни одного шага. Если вы отступили хотя бы один раз, начинайте все сначала. Если вы на самом деле твердо решили выработать в себе новую привычку - и не будете саботировать собственные усилия, прислушиваясь к голосам, звучащим в вашей голове,- то сможете это сделать всего лишь за три недели.

Вот некоторые правила, помогающие быстрее справляться с бумажной работой.

1. Если нет никаких сомнений в том, что вам в любом случае придется выполнить эту работу, сделайте ее сразу. Лучший способ избавиться от необходимости заполнять какую-либо бумажку - заполнить ее в тот же момент, когда она в первый раз попалась вам на глаза.

2. Если этого делать не нужно, бросьте их сразу же.

3. Выработайте двойной стандарт аккуратности для бумажной работы. Если речь идет о больших деньгах, приложите максимум стараний (бланк заказа или соглашение о продаже). В том случае, когда работа не связана с деньгами, постарайтесь сделать ее побыстрей.

Чемпион понимает, что он должен действовать как независимая компания. Сама природа профессии торгового агента заключается в том, что вы работаете сами на себя. На самом деле многие торговые агенты обладают большей свободой, чем владельцы мелких компаний. Но по той причине, что, занимаясь продажами, мы имеем полную свободу действий, многие из нас не вырабатывают правила самодисциплины. Вы сможете зарабатывать в два раза больше денег, расходуя на это в два раза меньше времени, если будете всего лишь дисциплинированы в своей работе, постараетесь добраться до вершины, а затем закрепитесь на ней. Чтобы этого добиться, вы должны быть хорошо организованы - невозможно добиться успеха, пренебрегая организацией.

Почему организация имеет такое большое значение? Она экономит время, а время - это главное, что мы имеем. Организация предупреждает возникновение проблем в будущем. Она создает базу для притока клиентов. Если вы хорошо организованы, то не забудете ни одной детали из того, что пообещали клиенту. Если вы сказали: "Конечно же, мистер Боум, я буду лично присутствовать при доставке и позабочусь о том, чтобы установка прошла нормально", то вам следует быть дисциплинированным. В противном случае вас не окажется на месте в нужное время, и мистер Боум начнет искать предлог, чтобы вам досадить. От этих придирок вы были бы избавлены, если бы выполнили обещанное. Вы дали обещание, но не выполнили его. Поэтому он хочет компенсации. И теперь мистер 1юум вам не верит. Почему он должен вам верить? Вы уже продемонстрировали, чего стоят ваши слова.

КАРТОТЕКИ Ваша компания может снабдить вас хорошо организованной картотекой. Это прекрасно, поскольку картошка предназначена именно для той деятельности, которой вы занимаетесь. Но вы должны платить определенную цену за пользование картотекой, выполняя ту оумажную работу, которую она требует. Потратьте иремя, которое не занято вашими прямыми обязанностями, на поддержание и систематизацию картотеки, а также обзванивание клиентов, когда картотека говорит вам о том, что наступило благоприятное время для продажи.

Я люблю простые средства, позволяющие поддержи-иать высокий уровень организации. Картотека - это то, что вам нужно. Вам потребуется четыре разные картотеки.

КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ-ПОКУПАТЕЛЕЙ Разбейте эту картотеку на три секции.

1. Горячая. Здесь находятся люди, которые имеют потребность в вашем продукте, прошли проверку и искренне заинтересованы в том, чтобы принять решение в скором времени.

Когда покупатель по-настоящему заинтересован, он примет решение в течение семи дней. Это означает не то, что он купит ваш продукт в течение семи дней, а то, что он примет решение о покупке в течение данного срока. Чемпион старается постоянно иметь под наблюдением от трех до пяти сильно заин-гсресованных покупателей. Некоторые из вас имеют целый список таких клиентов - и не звонят никому из них. Средний торговый агент отпускает клиента на длинном поводке, и, когда тот уходит слишком далеко, что у него остается? Этот самый поводок.

Затем настроение агента меняется, и он начинает в срочном порядке обзванивать всех этих людей. Догадываетесь, что произошло? Они уже совершили покупку - и его энтузиазм улетучивается бесследно.

2. Средняя. Второй раздел вашей картотеки предназначен для таких покупателей, которые имеют возможность сделать покупку, испытывают потребность, но все еще не достаточно мотивированы.

Возможно, они ждут, что какое-нибудь событие в будущем подогреет их потребность до горячего состояния. Вспомните о цикле "чесотки": если вы работаете с тридцатимесячным циклом, то покупатель попадает в среднюю категорию через год после покупки, пограничную - через два года и горячую - когда его старому приобретению исполняется два года и четыре месяца.

3. Холодная. В последней секции вашей картотеки хранятся все связи, полученные вами из различных источников и не попавшие ни в среднюю, ни в горячую категории.

Это те люди, которые просто заходят посмотреть в ваш демонстрационный зал, звонят по рекламным объявлениям и, по всей видимости, имеют небольшую потребность в вашем товаре. Помните о том, что люди не будут вам звонить или заходить в ваш демонстрационный зал и обсуждать достоинства вашего товара или услуги, если они совершенно не испытывают к нему никакого интереса. Средний торговый агент слишком поспешно делает выводы о том, что не стоит уделять внимание случайно зашедшему человеку.

Чемпион просматривает свою картотеку каждые три дня, выискивая наилучшие возможности для "подогрева клиентов" на текущий день. Каждый раз, когда один из его горячих покупателей оправдывает ожидания, он находит среднего клиента, которого можно поместить "поближе к огню".

И в течение всего года он поддерживает контакт со всеми, кто находится в холодной секции. В зависимости от продолжительности цикла "чесотки", свойственного тому продукту, который он продает, и характеру отдельного клиента, Чемпион входит в контакт каждые девяносто дней, каждый месяц, раз в неделю - короче говоря, когда "тесто подойдет", он будет рядом для того, чтобы "поставить каравай в печь".

Большинство людей хотят приобретать новинки, появившиеся на рынке, но средний торговый агент недостаточно хорошо организован, чтобы извлечь для себя пользу из этого факта. Когда компания выпускает что-то новое, Чемпион знает точно, что ему делать. Он обзванивает всех клиентов из средней секции картотеки, рассказывает им о новом продукте или концепции, прекрасно понимая, что это превратит некоторых из них в "горячих" клиентов. И когда он поработает с "холодной" частью картотеки, некоторые клиенты перейдут в "среднюю" категорию.

КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ, ПОЛУЧЕННЫХ ПО ОБМЕНУ Клиенты, полученные по обмену, должны быть зарегистрированы в отдельной картотеке, поскольку они в любой момент могут стать "горячими". Также вам следует координировать свои действия с другими членами программы обмена клиентами и докладывать о ваших успехах тому, кто подарил вам этого клиента.

КАРТОТЕКА ЦИКЛА "ЧЕСОТКИ" У каждого демонстрационного зала, через который ваша фирма осуществляет розничную торговлю, должна существовать картотека с 12-месячным циклом. Заполняйте карточку на каждого клиента, когда он сделает покупку или когда вы натолкнетесь на него, проводя поиск клиентов-сирот, и поставьте эту карточку за указателем месяца. Первого числа каждого месяца вынимайте все карточки, стоящие за соответствующим указателем, и вы будете иметь целый набор "горячих" покупателей, с которыми можно работать.

КАРТОТЕКА ПОДГОТОВЛЕННЫХ КЛИЕНТОВ Здесь вы храните имена людей, которые стали вам известны от покупателей, используя систему поиска подготовленных клиентов (см. главу 7). Как можно быстрее устанавливайте контакт с этими людьми, чтобы иметь возможность определить их как "горячих", "средних" или "холодных" клиентов.

Кроме описанных выше картотек, вам нужно иметь простую систему регистрации всех затрат, которые подлежат вычету из суммы налога на ваш доход. Правительство хочет, чтобы вы заносили такие записи в отдельный журнал ежедневно - так что делайте это. Это просто дело привычки, которая сэкономит вам огромное количество времени, когда подойдет срок уплаты налогов. Она также сбережет вам деньги, поскольку потерянные чеки и незарегистрированные расходы - это деньги, выброшенные на ветер.

Средний торговый агент, только начинающий карьеру, думает: "Сейчас у меня нет времени на то, чтобы вести такие записи. Я подожду, пока не начну получать солидный доход от продаж, и тогда начну беспокоиться о налоговых льготах". В следующий раз, когда вы об этом подумаете, у вас возникнет весьма неприятное чувство, поскольку, заработав неплохие деньги, вы в то же время потеряли сотни долларов на чеках за работу, не подлежащую налогообложению,- и Дядя Сэм положил их себе в карман. Храните все чеки и записывайте расходы по мере того, как вы их делаете, чтобы пользоваться всеми законными средствами сокращения суммы налоговых выплат. Хорошее знание системы налогообложения является частью компетентности в продажах. Действуйте как независимая компания, поскольку вы и являетесь независимой компанией в собственном лице.

Еще несколько слов по поводу бумажной работы. Если вы хотите расти вместе с компанией, где вы сейчас работаете, не боритесь с бумажной отчетностью, принятой внутри нее. Плывите по течению, в противном случае вы навредите себе. Бизнес живет и дышит бумагами; люди, которые не желают внести свою лепту, не поднимутся в нем высоко.

Я часто слышу, как люди говорят: "Я должен был получить это повышение. Я был следующим по очереди".

Я спрашиваю их: "Отдаете ли вы работе все свои силы? Знает ли об этом начальство? Демонстрируете ли вы, что ваши способности уже вышли за пределы той должности, которую вы сейчас занимаете?".

Возраст не имеет решающего значения, когда встает вопрос о повышении. К счастью. Немногие начальники будут колебаться, когда у них будет выбор между способностями и возрастом. А что такое способности?

Это, по большей части, вопрос, касающийся того, насколько хорошо вы организуете вашу работу, чтобы добиться максимальной эффективности. Выполнение этих требований зависит от того, как вы используете наше время, что и является темой следующей главы.