Исходным понятием делопроизводства является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (такая как договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием «документооборот». Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют но следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям; социальному обеспечению, по личному составу и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты; протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. п. и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменными (рукописными, машинописными, типографскими, подготовленными на множительных аппаратах, напечатанными на персональных ЭВМ), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматриваются несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Оттиск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия. Оттиск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационными, содержащими сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивными – обязательными для исполнения, носящими характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений, других документов.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительного и именительного падежей, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и пр.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах

Кроме классификации документов, секретарю необходимо знать форматы основного носителя информации, т. е., бумаги, применяемой в делопроизводстве.

Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м 2 , с габаритными размерами 842 – ґ 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Согласно ГОСТу 6.38 – 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое – 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.

В соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Для секретарей, использующих программу Microsoft Word, задача намного упрощается, так как в ней предусмотрены опции в соответствии с нормами документоведения.

Площадь документа делится на 3 зоны: служебное поле документа, поле для размещение углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Реквизиты в поле углового штампа

Герб . Государственный герб Российской Федерации или герб республики в ее составе наносится посредине над реквизитом «наименование министерства или ведомства». Перечень предприятий и учреждений, имеющих право приводить в штампе изображение герба, определяется вышестоящими организациями. Диаметр изображения герба не более 20 мм.

Эмблема организации . В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование организации».

Изображение наград . Воспроизведение изображения наград на бланке осуществляется или на месте герба, если таковой отсутствует, или на части площади реквизита «наименование министерства или ведомства». Право нанесения изображения наград определяется вышестоящей организацией. Название награды может включаться в наименование организации.

Коды по классификатору ОКПО и ОКУД. Реквизиты располагаются в правой верхней части рабочего поля документа. Коды берутся по соответствующему классификатору документации.

Автор документа . Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.

Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим. Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).

Реквизит «наименование структурного подразделения» впечатывается на бланки машинописным способом.

Адрес организации. В данном реквизите указываются почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя организации). На случай переписки по расчетно-денежным вопросам приводится номер счета в банке.

Название видадокумента. Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.

Дата. Дата является частью ряда других реквизитов.

Индекс. Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.

Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включает дату и индекс входящего документа, на который дается ответ. Реквизит переписывается из инициативного документа (например, на № 02 – 15/32 от 26.10.04).

Место составления или издания. Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением Российской Федерации (например, 410555, г. Саратов, ул. Радищева, 69).

Реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа

Гриф ограничения доступа к документу наносится на документах выше реквизита «адресат» или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: «Для служебного пользования» (ДСП), «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и др. Ниже грифа ограничения через 1, 5 интервала ставится номер экземпляра документа (например, Экз. № 5).

Степень ограничения доступа к документу устанавливается автором документа. Значительный объем переписки носит открытый характер и грифа ограничения не имеет.

Адресат. Реквизит носит сложный характер. Составные части реквизита следующие:

1) наименование организации;

2) наименование структурного подразделения;

3) должность получателя;

4) фамилия и инициалы должностного лица;

5) почтовый адрес.

Наименования организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность получателя и фамилия – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится.

Документ не должен иметь больше четырех адресов. При большем числе адресов составляется список рассылки, который прилагается к документу. В документе при этом указывается лишь один адрес, слово «копия» перед вторым и последующим экземплярами не приводится.

При адресовании документа организации (ее структурному подразделению) сначала указывают наименование организации (структурного подразделения), а затем почтовый адрес (в нижеследующих примерах почтовый адрес приводится только один раз, в первом примере):

Государственный комитет Российской

Федерации по стандартизации,

метрологии и сертификации

117049, Москва

Ленинский проспект, 9

Министерство связи Российской Федерации. Техническое управление.

СОВЕТ: почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности:

Директору Саратовского

механического завода Савину В. Ф.

При адресовании документа иному должностному лицу в организации оформление реквизита выглядит так:

Министерство внутренних дел

Руководителю отдела снабжения

Сидорову С. С.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в название должности руководителя.

Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией. Например:

Заведующему кафедрой

экономической теории

Профессору Ивановой Н. И.

СОВЕТ: следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.

Если документ адресуется частному лицу, то в реквизите сначала приводят почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата:

410050 г. Санкт-Петербург

ул. Ленинградская, 163, кв. 5

Сидорову П. П.

Сейчас стало модным, кроме имени получателя, добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перегружает реквизит. Более удачным представляется размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.

Например:

Уважаемый господин Сидоров!

СОВЕТ: после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

Гриф утверждения. Утверждение документа – один из способов его удостоверения. В состав реквизита ходят: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности утверждающего документ лица, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по экономике

(личная подпись) И. О. Фамилия

28.02.04

Документ может быть утвержден изданием другого распорядительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора завода

от 30.03.04 № 00

Резолюция. Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.

В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя или наименование подразделения, которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции. Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.

Заголовок к тексту. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телефонограммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится.

Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.

Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: «О чем?» (например: О переводе на должность…. О финансировании… и т. п.). Знаки препинания и точка в конце заголовка не ставятся

Текст документа . Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.

Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.

Этот реквизит строится, как правило, из двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения, сделанного вывода, обращения с просьбой и т. п.

Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.

Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.

Приложения к документу . Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:

Приложение: на 5 л., в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование следует приводить:

Приложения: 1. Проект стандарта на 5 л., в 1 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л., в 1 экз.

При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают.

Подписание документа . Реквизит «подпись» состоит из трех частей: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки. Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности, расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформлении документа на бланке название организации не приводится. Например:

Заведующий кафедрой

экономической теории (личная подпись) Н. М. Иванов

Если документ печатается не на бланке (на чистом листе бумаги), в реквизите «подпись» приводится название должности подписавшего документ лица с указанием возглавляемой им организации.

Документ с коллегиальной ответственностью подписывается несколькими должностными лицами. Подписи при этом располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Если документ подписывают лица, состоящие в одной должности, их подписи размещаются на одном уровне. Вторая подпись печатается от 4-го положения табулятора. Например:

СОВЕТ: в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За», ставить косую черту и т. д. Необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.

В документах, составляемых комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности как членов комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии).

Согласование и визирование документов. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись».

Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления кадров и

учебных заведений министерства

радиопромышленности

(личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.

Визирование является способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:

Визы:

Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.

Простановка печати . Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.

Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.

Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.

Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии . Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.

Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу:

Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Исполнитель документа . Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:

Фролов 12 34 56

Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например:

Фролов 12 34 56 ШЕ 2 10.11.04

Реквизиты в служебном поле документа

Отметка о контроле . Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится рядом с «заголовком текста» на левом поле листа простановкой буквы «К», или слова «Контроль». Отметка служит сигналом секретарю о постановке документа на контроль.

Отметка об исполнении документа . Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом «исполнитель документа».

Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись ответственного лица. Например:

В дело П – 6

Направлен исх. № 03-11/62 от 02.11.04

00.00.00 (личная подпись)

Отметка о переносе данных на машинный носитель . Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса. Например:

Информация перенесена на

машинный носитель

00.00.00

(личная подпись)

Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице.

Отметка о поступлении . Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы.

Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных.

Подводя итоги: секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа.

Распорядительные документы

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.

Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением, правительством);

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.

Распорядительный документ оформляется на общем или специальном бланке. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ правового акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы, или нормативные акты.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛА» – в решениях, «ТРЕБУЮ», «ПОРУЧАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, указаниях, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Так, модальные глаголы: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ» и другие принято выносить в отдельную строку и выделять прописными буквами (реже – в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указываются его исполнитель, срок исполнения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания и доведения до сведения.

Постановление определено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Решение – это также правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.

Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Образец оформления решения

Приказ – правовой акт, издаваемый единоличными руководителями органов власти и управления, организаций и их подразделений. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.

В деятельности организации различают: «кадровые» приказы по личному составу, приказы по организационным вопросам и приказы по основной деятельности.

Образец приказа по организационным вопросам

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Как правило, имеет ограниченный срок действия. Распоряжения также издают ведомства на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.

Образец распоряжения

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОРУЧАЮ».

Образец указания

Протокол – организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания совета директоров (учредителей).

Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Каждый из видов имеет свои особенности оформления.

Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих, в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то могут ставиться даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.

Таким образом, структура протокола состоит из 3 частей: первая – заголовочная (вводная) содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня; вторая (основная) фиксирует ход заседания; третья (оформляющая) – подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Словом «СЛУШАЛИ»: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «текст (доклада, выступления) прилагается».

Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ»: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако по усмотрению собрания или его председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов-решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола, или из пунктов решений.

Образец полного протокола

Организационно-правовые документы

Важнейшую часть документации составляют организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и др.

Все эти документы пишутся сплошным текстом, разбитым на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации, построение, содержание и изложение стандартов», регламентирующим изложение и оформление объемных текстовых документов, и ссылка на который до недавнего времени являлась обязательной в методических материалах по ДОУ. Организационные документы в зависимости от их важности и объема оформляются с использованием титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации и даже на чистых листах бумаги (например, небольшие внутренние должностные инструкции обслуживающему персоналу).

Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия вышестоящими должностными лицами. Подписи авторов остаются, как правило, на готовившемся к утверждению проекте и не переносятся в тиражируемый документ.

Обязательно согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Визы и грифы согласования также могут не переноситься на тиражируемый документ.

Обязательной должна быть также процедура ознакомления с организационно-нормативным документом сотрудников, на чью деятельность распространяются его положения. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату.

Довольно распространенной практикой является способ оформления виз ознакомления в виде таблицы. Организационно-нормативные документы часто выпускаются в виде примерных и типовых формуляров-образцов, схем построения документов.

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие.

Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.

Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец оформления докладной записки

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ

Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ»

г. И. Л. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О необходимости увеличения штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига

Предложения – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Образец оформления объяснительной записки

Участок № 14 Начальнику СМУ-4

П. П. Гущикову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

02.11.2004 г. № 2

О причинах аварии при ремонте теплотрассы

При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г.

Прораб Личная подпись М. В. Колосов

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.

Образец оформления справки

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

компании «МИР»

г. М. М. Савельеву

03.08.04 г. № 35 СПРАВКА

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.08.2004 г.

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Анкара (Турция).

К 01.07.2004 г. численность туристов, вылетающих в Турцию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с их отправкой из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, однако предоставить большее количество мест она не имела возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Анкара (Турция).

Ст. менеджер Подпись О. Н. Соколиков

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).

В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и другие информационно-справочные документы.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Несмотря на то что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.

Конечно, служебная записка ни в коем случае не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка, переписка между структурными подразделениями. Действительно, опыт показывает, что в деятельности организаций, особенно крупных, в которых руководители структурных подразделений наделяются широкой компетенцией (издание распорядительных документов, ведение переписки), могут возникать ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких ситуациях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка.

Получается, что служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами – для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей.

Во вводной части указывается основание для его составления. Это могут быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»

2-й экз. в дело 05 – 09.

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.

Образец акта

ООО «ЛОКЭС» УТВЕРЖДАЮ

Отдел рекламы Директор фирмы

АКТ подпись В. Н. Панов

21.06.2002 г. № 5 15.07.2004 г.

Москва

приема-передачи ПЭВМ

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Леонтьева Д. К. от 20.04.2004 г.

Комиссия в составе председателя Леонтьева Д. К. и членов: О. Б. Славина и И. М. Орлова составили акт приема-передачи ЭВМ Pentium инв. № 34 из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полостью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.

Председатель подпись Д. К. Леонтьев

Члены комиссии подпись И. М. Орлов

подпись О. Б. Славин

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).

Образец личного заявления

Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»

ЗАЯВЛЕНИЕ И. Н. Акимову

17.03.2004 г. Ст. бухгалтера

П. И. Ивановой

Петровой Н. К.

Подготовить приказ об увольнении с

01.04.2004 г. по собственному желанию

личная подпись

18.03.2004 г.

Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2004 г. личная подпись П. И. Иванова

В дело 12 – 03

Издан приказ

№ 5-к от 28.03.2004 г.

личная подпись Петрова 28.03.2004 г.

При составлении и оформлении информационно-справочных документов нередко встречаются ошибки, серьезно снижающие качество документов. Среди таких ошибок следует отметить:

1) неправильное название документа. Названия документов не произвольны, они отражают сложившуюся в нашем делопроизводстве систему видов и разновидностей документов. Тем не менее можно встретить документы, называемые словом «информация», например: Информация о ходе подготовки к празднованию Дня города. В системе видов документов, принятых в стране, нет такого названия документа – информация, но есть докладная записка, справка и др. И в данном случае составитель должен был найти наиболее подходящий для данной ситуации вид документа исходя из содержания документа и его назначения. Если документ только информирует руководство о положении дел, то это справка. Если же документ, кроме информирования, еще содержит предложения, просьбы, рекомендации и тому подобное, то это докладная записка;

2) неправильное оформление документа. Внутренние информационно-справочные документы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги, как правило, формата А4 по типу общего бланка. Независимо от того, на бланке оформлен документ или без бланка, в нем должны быть все необходимые реквизиты, и оформлены они должны быть так, как того требует государственный стандарт. Для внутренних докладных записок, справок, сводок, служебных записок обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. При необходимости внутренние информационно-справочные документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами. Поскольку эти документы составляются в одном экземпляре, который после рассмотрения руководителем и завершения работы с ним идет в дело, то визы проставляются на первом и единственном экземпляре документа.

Несколько особняком стоят такие управленческие документы, как договоры, по содержанию находящиеся между информационными и организационными. Все договоры (контракты) составляются по типовым образцам: в заголовочной части указывается наименование вида документа, предмет заключения договора, на них не должно быть чьих-либо эмблем, грифов утверждения и т. д. При оформлении договора между юридическими лицами он регистрируется в каждой из них, и регистрационные номера проставляются на каждом экземпляре (например, 22/37). Текст договора начинается с указания полных наименований сторон, заключающих договор, затем по пунктам его указываются условия и обоюдная ответственность. В оформляющей части договора приводятся юридические адреса сторон и соответствующие подписи. Договор подписывают все его авторы на одном уровне, нередко подписываются не только все экземпляры договора, но и каждый его лист.

Подводя итоги: секретарь в своей повседневной работе сталкивается с необходимостью составления различного рода документов. Для грамотного составления управленческих документов необходимо знать их состав.

Деловая переписка –  неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными документами.

3.1. Внешняя и внутренняя переписка

Внешняя переписка представлена документами, составляющими переписку организации с внешними органами, предприятиями и организациями, физическими лицами (письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения).

Служебные письма занимают самую значительную часть входящей и исходящей документации учреждения.

СОВЕТ: для сокращения документооборота следует прежде всего следить, чтобы письма составлялись только в случае деловой необходимости.

Служебные письма охватывают очень широкий круг вопросов оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие. Письма могут быть директивными или инструктивными. Такие письма по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться может исполнение изложенных в письме обязательств, выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Сопроводительные письма информируют адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: «Направляем», «Посылаем», «Прилагаем» «Возвращаем», и тому подобными, а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Одной из разновидностей письма-просьбы является очень популярное в деловой среде письмо с просьбой о приеме на работу или резюме.

Цель такого письма – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять автора письма на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием).

Такое письмо должно быть обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): «Господин председатель», либо по фамилии: «Господин Кузнецов».

Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.

Основное содержание такого делового письма:

1) фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы). В деловом письме с просьбой о найме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись;

2) образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом получил, какие квалификация, специальность и специализация указаны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, деловые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-либо учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит к его деловому портрету, он имеет на это полное право;

3) настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и другие места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это сузит, ограничит характеристику автора письма (резюме);

4) должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору письма (резюме). Самое логичное – указать на определенные деловые способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет его творческий потенциал.

Письмо-заявление об уходе. Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово «Заявление» – в середине строки); далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты.

Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения. Заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например желание найти место работы ближе к местожительству, чтобы тратить на переезды меньше времени; желание освоить новое направление работы и т. п.

В таком письме выражается благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение.

Секретарь в своей деятельности может столкнуть с необходимостью написания рекомендательного письма по поручению руководителя. Содержание такого письма должно включать:

1) представление рекомендующего адресату («К Вам обращается»…) и повод для обращения;

2) характеристику рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности.

Иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в рекомендующем письме.

В заключение в письме излагается просьба – встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно рекомендую» здесь недопустимы);

В конце письма должна содержаться подходящая к данной ситуации «формула вежливости» – в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения – письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения. Тем не менее скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо.

Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.

Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам…»; далее следует указать достаточно объективную причину отказа. Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.

Письмо-благодарность. Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

1) за поздравление по случаю юбилея и пр.;

2) за рекомендацию при устройстве на работу;

3) за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

4) за приглашение на прием;

5) за помощь в любом виде – предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма. В таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

СОВЕТ: при большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которые приглашается адресат.

Письма-уведомления обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т. е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда «ему подобных».

В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято направлять данному лицу письмо-поздравление.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов. По своему назначению они подразделяются на 3 вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Письмо-оферта – письменно предложение одного лица (оферта) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Письмо-рекламация, или претензионное письмо – коммерческий документ, содержащий информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких-либо условий. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и другими на экземпляре, остающемся в организации.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

1) государственный герб РФ или герб субъекта Федерации, или эмблему организации;

2) наименование организации – автора документа;

3) справочные данные об организации-авторе (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов);

4) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

5) ОГРН – основной государственный регистрационный номер;

6) ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

7) дату;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) отметку о наличии приложений;

14) подпись;

15) отметку об исполнителе.

Текст письма излагается от первого и третьего лица, единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

СОВЕТЫ:

1) в каждом отдельный пункте письма должно быть закончено обсуждение одного вопроса, и не следует переходить к другому вопросу, пока о первом не будет сказано все, что нужно;

2) наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма;

3) не следует возвращаться к обсуждению уже затронутого вопроса, например, в начале письма, тем самым вы можете нарушить логику письма;

4) отдельные пункты следует излагать сообразно их важности, т. е. более важные излагать в начале письма, затем менее важные и т. д.;

5) ответ на полученное письмо всегда должен начинаться извещением о получении письма с указанием времени, когда оно получено;

6) далее следует излагать все то, что требует ответ, а затем переходить к другим ответам.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Во всем многообразии служебной переписки особое место занимают пресс-релизы. Для российского делопроизводства это сравнительно новый жанр. Пресс-релизы составляются с расчетом публикации их в прессе, обнародования с помощью радио, телевидения. Не исключается также рассылка целенаправленно по адресам интересующих компанию лиц и фирм непосредственно по почте, через факс или электронную почту. Пресс-релизы содержат информацию о том или ином событии в жизни фирмы.

Поводы для создания и распространения пресс-релизов могут быть разными: кадровые перемещения в высших эшелонах компании, освоение и выпуск новых видов продукции, расширение сети филиалов, производственных подразделений, торговых точек и т. п. Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия.

Поскольку для российских бизнесменов эта форма общения с клиентами еще недостаточно привычна и понятна, основной вклад в разработку правил подготовки пресс-релизов внесли англоязычные документоведы. В частности, при составлении рекомендуется обращать внимание на следующий порядок их подготовки:

1) целенаправленно организовать работу по подбору фактуры. Она должна быть интересной и содержательной. При работе над фактами следует помнить и строго соблюдать 5 правил, а именно: содержание текста должно дать исчерпывающий ответ на 5 ключевых вопросов: Кто? Что? Где? Когда? Почему?;

2) перед обнародованием тщательно уточнить достоверность фактов, правильность цифр, цитат. Обратить особое внимание на детали, требующие консультации у специалистов, экспертов. Факты, вызывающие сомнения, перепроверяются по крайней мере в двух разных источниках;

3) в обязательном порядке согласовать факт публикации пресс-релиза и содержащиеся в нем сведения с вышестоящим руководством, заинтересованными подразделениями. Следует иметь в виду, что подобного рода публикации содержат в себе потенциальную опасность утечки коммерческой тайны и нарушения требований конфиденциальности.

В целом пресс-релизы предназначены для широкого обнародования. Тем не менее иногда они могут быть адресованы конкретным потребителям, ограниченному кругу лиц и газет, в частности если они затрагивают какую-то специфическую тему. В целом важно правильно подойти к выбору СМИ. Например, в экстренных случаях, продиктованных срочностью доведения до широкой гласности фактов, используют возможности радио и телевидения. В том случае, если материал содержит список имен, расписание мероприятий и тому подобное, лучше прибегнуть к услугам печатных органов.

В англоязычном документоведении сложились определенные правила оформления пресс-релиза. Вначале указывается, кому адресован пресс-релиз, затем определяются временные рамки обнародования. В обязательном порядке указываются контактное лицо и его координаты. Пресс-релизы, как правило, не подписываются. Их окончание обозначается условным знаком, например «XXX».

Подводя итоги: в деловой практике существует огромное количество разновидностей писем. Здесь мы привели только основные их виды.

3.2. Язык и стиль переписки

В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).

Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3) предметом делового общения является деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4) управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относится к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Для делового стиля, жанром которого является деловая корреспонденция, в целом характерны:

1) нейтральный тон изложения;

2) констатирующе-предписывающий характер изложения;

3) точность и ясность изложения;

4) лаконичность (краткость) текста;

5) использование языковых формул;

6) использование терминов;

7) применение лексических и графических сокращений;

8) ограниченная сочетаемость слов;

9) преобладание страдательных конструкций над действительными;

10) использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;

11) употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

12) преобладание простых распространенных предложений;

13) употребление сложных рубрицированных перечислений.

СОВЕТ: придерживайтесь нейтрального тона в деловой корреспонденции: не допускайте изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью.

3.3. Этика делового письма

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима с точки зрения как ближайших, так и перспективных целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

В официально-деловой речи, где выбор обращения осуществляется из небольшого числа типовых вариантов, его функция оказывается в первую очередь регулятивной: обращение не содержит информации об адресате, но передает отношение к нему автора текста и определяет стиль общения.

Следование правилам речевого этикета предполагает внимательное отношение к социальной позиции адресата, в частности недопустимость занижения его статуса и завышения собственного, а также непревышение степени близости. В частности, традиционное русское обращение по имени-отчеству, безусловно, вежливо, но не всегда оказывается оптимальным. В нем наряду с информацией об уважительности содержится оттенок доверительности. Следовательно, отправителю сообщения, заинтересованному в том, чтобы подчеркнуть официальный характер отношений, следует предпочесть обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством (господин Сидоров, господин директор).

Составитель текста обязан руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковом коллективе этикетной традицией. Так, в современной русской деловой речи невозможно обращение «сударь» или «милостивый государь», что обусловлено не лингвистическими, а культурно-историческими факторами.

СОВЕТ: деловое письмо должно быть вежливым, строгим и позитивным.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки запятой, если обращение включено в состав предложения, и восклицательного знака – при изолированном обращении, несущем особую экспрессивную нагрузку. Однако в настоящий момент российская деловая переписка ориентируется преимущественно на англоязычные образцы, в которых восклицательный знак после обращения практически не используется. Отмечается тенденция к сокращению употребления восклицательных знаков при обращении и в отечественной документации. Тем не менее восклицательный знак остается уместным в письмах не вполне официального характера, когда важно подчеркнуть эмоциональную приподнятость и призывность тона (приглашение на праздник, письмо-реклама и т. п.).

Принципы выбора формы обращения при создании современного делового письма. Составитель текста должен обязательно принять во внимание следующие факторы:

1) общественную позицию адресата в соотнесении с собственной;

2) степень знакомства, характер отношений;

3) официальность / неофициальность ситуации общения;

4) этикетные разрешения / запрещения, действующие в данном речевом коллективе;

5) ассоциативный ореол, оценочность, стилистическую окраску каждого конкретного обращения.

Необходимо добавить, что на выбор формы обращения заметное влияние оказывает такие факторы, как степень важности обсуждаемого вопроса и значимость предполагаемой реакции адресата. Чем существеннее проблема, чем больше зависит от будущих действий получателя письма, тем более подчеркнутой должна быть вежливость обращения.

В то же время необходимо помнить, что претенциозность и вычурность стиля неуместны в деловой коммуникации и могут вызвать у получателя текста подозрения в неискренности адресанта. Поэтому последнее, но весьма существенное условие успешного обращения – чувство меры и вкус. Нельзя забывать, что сегодняшнее деловое общение (как и современная коммуникация в целом) требует от участников установки в первую очередь на доброжелательный и конструктивный диалог.

Типология обращений

Крайне важно правильно определить характер письма и отношение к адресату. Характер письма определяется его целью. Отношение к адресату определяет стилистику его изложения, характер этического наполнения. Если адресат – это более высокопоставленный, более сильный, мощный и независимый представитель структур управления, то это должно быть отражено в письме. Если адресат менее влиятелен, чем ваша фирма, то это также неизбежно должно найти отражение в письме. При этом тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление необходимо оставить о вашей организации у адресата. Может быть, необходимо убедить его в растущей силе вашей фирмы, ее надежности и тому подобном, может быть, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию вашей фирмы и т. п.

С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них не допускаются эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Украшением делового письма является изысканная этическая его составляющая. Затем с использованием типовых речевых оборотов (языковых формул) создаются необходимые фразы для различных частей письма. При этом необходимо помнить, что типовые речевые обороты служат только основой и примером для реально создаваемых речевых фраз.

Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не следует увлекаться терминологией, сокращениями и аббревиатурами. Текст делового письма не должен быть многозначным.

СОВЕТ: деловые письма составляются, за редким исключением, по одному вопросу. Формат письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора.

При составлении делового письма, когда уже определено и сформулировано его содержание, важно найти и правильно использовать языковые формулы для окончательной отработки подготавливаемого документа.

Приведем примеры некоторых из них:

Благодарим Вас за письмо…

Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…

Пользуясь предоставленной возможностью…

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…

Приносим извинения за несвоевременный ответ…

Направляем Вам…

К сожалению, мы вынуждены отказаться…

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…

В ответ на Ваше письмо напоминаем…

Согласно контракту…

В соответствии с…

В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас…

Настоящим сообщаем, что….

Мы сделаем все возможное, чтобы…

Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь…

Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно…

Пожалуйста, сообщите…

Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом…

Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с …

Оплату гарантируем по получении счета.

Мы рады предложить Вам…

Фирма оставляет за собой право…

Приносим извинения за…

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине…

Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам…

Приглашаем Вас…

С наилучшими пожеланиями…

Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул.

СОВЕТ: имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).

Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.

Dixit -окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.

Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем.

Nota nota bene (NNB) – весьма важно. Пишется аналогично.

Status quo (редко SQ, произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях).

Postscriptum (PS) – после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом.

Postpostscriptum (PPS) – после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко.

О\'кеу (ОК, произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике.

Allright – (произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке.

Подводя итоги: для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством.

3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи

Правила телеграфной связи

В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф.

Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет.

Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов.

Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения.

Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи».

В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.

Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.

Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):

1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);

2) «обыкновенная» (без отметки);

3) «срочная» (с отметкой «срочная»).

В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д.

По видам различают телеграммы:

1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно);

2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»);

3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»);

4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»);

5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч.

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч;

3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

Составляется телеграмма в следующей последовательности:

1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

2) отметка о виде телеграммы;

3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

4) текст телеграммы;

5) подпись отправителя (по желанию отправителя).

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Телеграммы могут быть адресованы:

1) на полный адрес;

2) на условный или сокращенный адрес;

3) до востребования;

4) на номер абонементного ящика;

5) в адрес войсковой части;

6) в адрес полевой почты;

7) в адреса морских и речных судов;

8) на номер полученной телеграммы;

9) на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

В телеграмме указываются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить кратко доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, корме символьного знака «-», должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, по 300 слов каждая (последняя может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы.

Рекомендуется подпись отделять от текста межстрочным интервалом. После текста и подписи проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

На копии телеграммы в нижней ее части могут проставляться визы, а также указывается время передачи телеграммы на отправку.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст печатаются латинскими буквами. Адрес в таких телеграммах печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), адрес организации или местожительства адресата (номер дома, улицы), наименование пункта назначения (город, страна).

В количество оплачиваемых слов внутренней телеграммы включаются все слова, образующие содержание телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, текст, подпись).

За одно слово в телеграмме считается:

1) каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги;

2) каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква;

3) знак, написанный полным или сокращенным словом;

4) цифра, написанная полным словом;

5) не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Самара, Речная, 30

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

печать

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 как для служебного письма, т. е., выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». (Например: Об изменении времени заседаний Совета; О прибытии участников конференции).

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е., кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресант (наименование учреждения) Адресант (наименование учреждения) ___

от кого (должность, Ф. И. О.) от кого (должность, Ф. И. О.) ___

время передачи час мин время передачи час мин

Передал(а) (фамилия) Принял(а) (фамилия)

Номер телефон ___

Заголовок Заголовок

(подпись)

На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографическим способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографическим способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».

Факсимильное сообщение –  документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, № телефакса, количество страниц.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере.

Внедрение электронной почты (е-mail) – одна из наиболее характерных особенностей сегодняшнего дня. Она неуклонно вытесняет традиционные средства коммуникации. Ее главное и бесспорное преимущество – оперативность.

При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем:

1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика, рисунки, таблицы, направляются в виде приложения к пересылаемому файлу-письму. В этом случае вашему получателю легче сориентироваться в сущности послания, а при необходимости ему не составит труда переслать приложение, например на другой адрес;

2) переписка деловых людей по е-mail носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым;

3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета;

4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;

5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.

Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

1):-) – улыбка;

2);-) – подмигивание;

3):-(– хмуриться;

4):-D – смех;

5):-X – без комментария;

6);-(– плач;

7):-] – сарказм;

8) =:О – удивление.

Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:

1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;

2) MSG (Massage) – послание;

3) JIC (Just in case) – при случае;

4) CUL (See you later) – встретимся позднее;

5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;

6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

7) BTW (By the way) – между прочим;

8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;

9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

10) GTG (Got to go) – готов идти;

11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;

12) WTG (Way to go) – куда идти, направление;

13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно;

14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае, требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов.

Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mail. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

СОВЕТ: поступающая от вашего адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает вас на резкость. Воздержитесь от использования е-mail, когда вы в состоянии гнева, излишне возбуждены. Слово не воробей. Лучше оставить не понравившееся вам послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

Подводя итоги: не пытайтесь заменить телефонные разговоры и «традиционную» корреспонденцию электронной перепиской. Учитывая скорость е-mail, такое желание появляется постоянно. Однако у каждого из этих важных инструментов делового общения своя функция и свое предназначение. Они не могут заменить друг друга, но при умелом использовании могут дополнить и «помочь» друг другу.

3.5. Работа секретаря с визитными карточками

Визитная карточка – это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, не позвонит вам завтра.

Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать где вас искать.

Карточка – это ваше «стратегическое оружие».

Визитные карточки имеют определенное назначение – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Они незаменимы при знакомствах, на приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, для рекомендации, кратких информации, приглашений, поздравлений, для сопровождения подарков, сувениров и т. п.

При изготовлении визитных карточек нужно помнить, что, оставшись у собеседника, визитная карточка ассоциируется с ее владельцем. Поэтому она должна выглядеть так, чтобы вызывать положительные эмоции. Независимо от того для красоты или для дела она изготовлена, визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и отпечатанной на качественной бумаге.

Визитная карточка является выражением как фирменного, корпоративного стиля, так и индивидуального вкуса человека. Визитные карточки рекомендуется заказывать из плотной бумаги высокого качества, чтобы они дольше сохраняли достойный вид. Точных правил в отношении бумаги, шрифта, формата карточек нет. Наиболее применимым оказался формат кредитной карточки: 5 ґ 9 см. Соответствующего размера выпускают и конверты. Визитки большего размера не помешаются в стандартную визитницу, в специальные кармашки бумажников. Их приходится обрезать.

Классический вариант – визитная карточка на бумаге белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в наши дни карточки печатают и на цветной бумаге, используют графику, различные шрифты, делают складными, помешают на них свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности в выборе материала и цвета.

Используются визитки различного назначения.

Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс), электронная почта, т. е. карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов.

Существуют некоторые стандарты для размещения текста на деловой карточке. Имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса, электронной почты – в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу – его имя, отчество, фамилия. Внизу справа – номера телефона и телефакса, электронной почты. При написании должности нужно указать область полномочии. Например, не просто «зам начальника», а «замначальника отдела подготовки производства» и т. п. Сфера применения таких карточек исключительно служебная. В светской жизни их не следует использовать никогда.

Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Она облегчает общение. Но ее вручение механически не означает намерение владельца продолжать контакты с новым знакомым. Тактичный собеседник должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию поведения.

Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса) применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

На визитках, предназначенных для личных контактов, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам. Деловым людям полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято другими. Однако на таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.

Помимо представительских, личных, деловых, все большую популярность начинают завоевывать контактные карточки.

Основная функция контактной карточки – это передача координат для дальнейшего общения. Контактная карточка не была бы контактной, если бы не имела удобной формы обозначения даты и времени контактов и встреч. Поэтому, в отличие от классической визитки, оборотная сторона контактной карточки не пустует: здесь обозначены числа, месяцы и часы. Остается только отметить дату и время встречи, а также изложить суть контакта.

Контактная карточка годится и для повседневной, и для деловой жизни. Интерес к ней проявляют молодежь, работники сферы обслуживания. На отдыхе, в спортклубе деловые люди тоже используют контактную карточку, а не классическую визитку.

При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности участников, названия организации, страны, которую они представляют. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.

Вручение визитки – только начало работы с ними. Секретарь все полученные визитки систематизирует с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту и др. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Анализ визитных карточек может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца и его организации.

Визитные карточки, собранные и классифицированные на протяжении ряда лет, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования, в том числе все этикетные моменты, а также знать все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ, и, как положено, не позднее чем через 24 ч после ее получения использовать при составлении списка поздравлений от имени фирмы и т. п. В приемной секретаря всегда должен быть запас представительских карточек своей фирмы и руководителя.

В общем, визитная карточка в том или ином воплощении завоевывает все большее пространство в нашей жизни как в бизнесе, так и в личных контактах. От визитной карточки в каком-то смысле зависит успех ее владельца.

Подводя итоги: следует отметить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, являясь подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.

4.1. Технологии документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в учреждении (организации, предприятии).

Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Следоватеьно, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

СОВЕТ: для рациональной организации документооборота в организации ограничьте до минимума, а лучше исключите возвратные перемещения документов.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют 3 документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

1) документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и другое, содержащие директивные указания, разъяснения и иные сведения;

2) документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию различного рода запросы;

3) документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

4) жалобы и заявления граждан.

Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными или неофициальными курьерами, пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. Если еще несколько лет назад подавляющее большинство поступающей документной информации обрабатывалось централизованно в специальном подразделении – экспедиции, и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота. Обработка корреспонденции достаточно традиционна и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным подразделением или должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т. е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных; нужно зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

СОВЕТ: даже в случае получения документа с поврежденной упаковкой не рекомендуется прекращать или замедлять обработку поступающих документов.

После вскрытия корреспонденции конверт следует сохранять только в случаях:

1) если на документе отсутствует дата;

2) если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

3) если адрес отправителя есть только на конверте;

4) если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

5) при желании взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года; телеграмм (при большом их количестве) – в течение месяца.

Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е., иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразны перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если документ присылается повторно (об этом указано на документе), то целесообразно установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. Предложения, заявления и жалобы граждан положено всегда проверять на повторность.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения – отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов но назначению. Обычно этим занимается секретарь (секретарь-референт).

При предварительном рассмотрении документов проставляются или фамилия исполнителя, или условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

При диспетчеризации поступивших документов учитываются:

1) важность содержания;

2) вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.;

3) сложность и новизна поставленных вопросов;

4) авторство, т. е., общественное положение лица, автора документа, место учреждения отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Секретарь руководителя по мере поступления к нему документов от руководителей заполняет специальную информационную форму (лист, экранный формат), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается их противоречие друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. В ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Работа над исходящим документом начинается с составления его проекта. Рукопись проекта документа передается секретарю для его оформления. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления – согласования, визирования, подписания.

После того как документ поступил для дальнейшего оформления, следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например ненужного согласования документов или излишнего визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовку проекта документа, перепечатку, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Внутри организации документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей или самими сотрудниками, реже – через службу ДОУ. Удобнее принять единый порядок передачи документов для обработки – через сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. Для того чтобы документы не терялись, в ручную и (или) компьютерную информационно-поисковую систему (регистрационную форму или базу данных) в любом случае должны вноситься сведения об изменении их местонахождения с указанием даты передачи.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и тому подобное поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят в автоматизированную систему контроля исполнения. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

В процессе исполнения сотрудник должен иметь право делать на документе пометки о времени его фактического поступления, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и ином, о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителям должна быть предоставлена возможность пользоваться документной и информационной базой организации, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. В процессе исполнения сотрудник должен иметь право делать на документе пометки о времени его фактического поступления, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и ином, о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителям должна быть предоставлена возможность пользоваться документной и информационной базой организации, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от бумаги до компьютера), множительной техникой и т. д. При подключении к информационным базам исполнитель в соответствии с имеющимся правом доступа получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов маркированные папки с надписями, например «срочно», «на исполнение», «на доклад» «на подпись», «на отправку» с указанием своей фамилии.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций и схем, в которых закрепляется последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц вплоть до часов приема по различным вопросам.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку.

Отправляться корреспондентам должны только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое секретарем или сотрудником службы ДОУ должен быть подшит контрольный экземпляр документа (содержащий необходимые грифы и визы), и подписывает отметку о направлении документа в дело. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону (номер телефона) с заведующим отделом продаж А. Р. Ивановым. На совещании будет присутствовать его заместитель – Н. П. Петров.

(подпись) Ю. Т. Сидоров

2004.09.29.

Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку почты по корреспондентам, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно с секретарем или со службой ДОУ (в крупных организациях).

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за месяц, год:

Справка об объеме документооборота за (месяц) 200 года

Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Сведения собираются по базам регистрации, количество экземпляров по адресам рассылки, нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом подсчете в делах, часть сведений в зависимости от сложившейся практики работы может быть определена только примерно. Итоги подсчетов доводятся до сведения руководства в устанавливаемой им форме и с заданной периодичностью, но не реже 1 раза в год.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отменены расписки) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы передаются секретарем.

Подводя итоги: основные принципы организации документооборота (а именно то, что прохождение документов должно быть оперативным, что каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, что порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными) должны быть известны секретарю и эффективно применяться в его работе.

4.2. Регистрация документов

Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция

На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера Так, индекс 01/05/56 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 56 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номере с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

В практической деятельности наибольшее распространение получили 2 формы регистрации документов – карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (через канцелярию, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека делится на 2 части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.

Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.

Подводя итоги: так как важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов, которая заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации, то необходимо владеть этой процедурой в совершенстве.

4.3. Технология работы с конфиденциальными документами

В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный договор, трудовой контракт, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и др. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения: только среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения должностных обязанностей.

Всегда имеются управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными (закрытыми, защищаемыми).

Под конфиденциальным документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и ее утечки. Следовательно, конфиденциальна прежде всего информация, а уж затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Для определения конкретного состава информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации, следует составить «Перечень сведений, содержащих конфиденциальную информацию» и ввести его в действие приказом руководителя. На втором этапе – уже на основании этого перечня – составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих простановки на них грифа ограничения доступа и более строгих правил работы. В том числе должно быть установлено: кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности.

Составлять коммерческую тайну предприятия и предпринимателя (т. е. быть объявлены конфиденциальными) не могут:

1) учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;

2) документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

3) сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РСФСР;

4) документы о платежеспособности;

5) сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

6) документы об уплате налогов и обязательных платежах;

7) сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;

8) сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Государственным и муниципальным предприятиям до и в процессе их приватизации запрещено относить к конфиденциальным данные:

1) о размерах имущества предприятия и его денежных средствах;

2) о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий;

3) о кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства РСФСР и заключенных им договоров;

4) о договорах с кооперативами, иными негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

Перечисленные сведения предприятия лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, руководители государственных и муниципальных предприятий обязаны представлять по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством РСФСР, а также трудового коллектива предприятия.

Не могут быть отнесены к понятию конфиденциальных и сведения по проблемам, включенным законодательно в понятие государственной тайны.

В то же время к составу сведений, которые могут быть объявлены конфиденциальными, можно отнести:

1) сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции;

2) сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием;

3) сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по производственным, научно-техническим коммерческим, организационным и иным вопросам;

4) сведения о планах расширения или свертывания производства;

5) сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия;

6) сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами;

7) сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия;

8) условия коммерческих контрактов, платежей и услуг;

9) систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.

Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов, пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать сведения конфиденциального характера и в течение определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.

СОВЕТ: прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку.

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;

2) отслеживание местонахождения документа;

3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

1) все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);

2) черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

3) документы, послужившие основанием для составления данного документа.

Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.

При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

B процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:

1) не пропустить конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;

2) убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

3) удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

4) предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

5) исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.

На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней (как правило, эту функцию выполняет секретарь).

Регистрационный номер (индекс) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.

Если документ поступил от адресата с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в том случае, если документ не входит в собственный перечень конфиденциальных сведений. Любая организация обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней контакт.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:

1) исключения возможности вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;

2) ограничения возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3) подтверждения факта отправки документа и его учет;

4) исключения ошибочной отправки документа, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Распространена практика, при которой конфиденциальные документы упаковываются в два конверта: на внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично».

Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме.

СОВЕТ: пакеты с конфиденциальными документами должны пересылаться ценными отправлениями.

Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.

Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.

Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной производственной необходимости в их дополнительных экземплярах.

Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. Размножение конфиденциальных документов не должно производиться одновременно с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.

При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.

Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.

Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.

Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.

Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.

Подводя итоги: в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.

4.4. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1) формализованный контроль своевременного исполнения;

2) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

3) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

4) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

5) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

6) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Основными задачами контроля исполнения являются:

1) отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

2) обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

3) выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует назвать и нормативное обеспечение контрольной деятельности, поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель форм документов, также утверждаемый директором.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, установлены типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о представлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например сроки исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и др.

СОВЕТ: в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения могут продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется самим секретарем.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и разные сроки исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-97 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.

Контроль должен организовываться таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае секретарем готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Проверку хода исполнения рекомендуется осуществлять в следующие сроки:

1) задания последующих лет – не реже 1 раза в год;

2) задания последующих месяцев текущего года – не реже 1 раза в месяц;

3) задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снять документы с контроля могут лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если секретарь устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, он должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

СОВЕТ: в конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться контролирующему лицу в письменной или устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

2) количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

4) задержки исполнения в рабочих днях;

5) причины задержек исполнения документов.

Характерными причинами неисполнения документов в срок являются:

1) слишком высокая степень централизации полномочий;

2) перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

3) недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

4) недостаточные сроки для качественного исполнения;

5) нерациональная система документооборота;

6) недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Подводя итоги: для организации документооборота и последующей эффективной работы с документами в большинстве организаций создаются целые службы, но по-прежнему секретарю необходимо знать порядок регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, поскольку секретарь является системообразующим звеном во всей этой цепочке.

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел –  это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой (в идеале), но очень часто эта функция ложится на секретаря (особенно в средних и мелких организациях). Работа по составлению номенклатуры дел, как правило, включает изучение структуры организации, направлений работы структурных подразделений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации или в состав дел секретаря.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.

Образец оформления номенклатуры дел.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно обеспечивать:

1) оперативность обработки и поиска документов;

2) надежность документационного обслуживания;

3) сохранность документов.

СОВЕТ: в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии, у секретаря) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Подводя итоги: так как наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, потому что она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, очень важно то, насколько качественно она составлена. От этого зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2) оформление дел;

3) описание документов постоянного и долговременного хранения;

4) обеспечение их сохранности;

5) передачу дел в архив учреждения, т е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и иную, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и контроля за исполнением документов.

Наиболее тесно регистрация связана именно с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления определяется профессиональным термином «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

1) изобретений и открытий;

2) документов с повторяющейся информацией;

3) научно-технической документации;

4) производственных автоматизированных систем управления;

5) редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относится юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

1) должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

2) должностное лицо, ответственное за архив организации;

3) специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

4) специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии – секретарь организации или сотрудник службы Документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности (но не реже 2 раз в год) и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

1) ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения – акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

2) комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оно начинается с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или секретарем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией учреждения, согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения нужно писать полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывать его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносить на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

СОВЕТ: в заголовках дел, содержащих копии документов, должна присутствовать ссылка на то, что документ имеет копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и тьму подобного, являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также в нем предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Уничтожение документов

Особое внимание необходимо уделять организации работы по выделению документов к уничтожению. К сожалению, имеющаяся практика дает нам немало примеров просто халатного, невежественного отношения к этому очень серьезному вопросу, влекущему за собой далеко идущие негативные последствия.

СОВЕТ: все ответственные лица, начиная с руководителей юридических лиц и кончая ответственными за архивы, должны знать и понимать, что ни один документ («бумажка»), имеющий официальные реквизиты, подтверждающие его юридическую состоятельность, не может быть уничтожен без надлежащего установленного порядка.

Этот порядок достаточно четко разработан и должен быть зафиксирован в нормативном документе организации – ее инструкции по делопроизводству. Основные положения этого порядка сводятся к следующему:

1) выделение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, производится только на основании проведения экспертизы ценности документов, итоги проведения которой зафиксированы в специальном документе – Акте о выделении документов к уничтожению;

2) после визирования его руководителем структурного подразделения организации Акт представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации.

Как уже упоминалось выше, экспертная комиссия является совещательным органом, члены которой назначаются руководителем организации из работников делопроизводства и архива, а также из числа наиболее опытных работников структур организации, определяющих специфику ее деятельности. Экспертная комиссия рассматривает проекты Актов на выделение документов к уничтожению. Только после согласования проектов актов экспертной комиссией они могут быть представлены на утверждение руководства юридического лица. Следует иметь в виду, что только руководитель юридического лица или лицо, замещающее его в установленном порядке, имеет право утверждения данного документа. К сожалению, это правило достаточно часто нарушается, и нередко данные акты неправомочно утверждаются руководителем службы ДОУ, заведующим архивом а то и секретарем. Между тем в данном случае необходимо иметь в виду, что уничтожаются не «бумаги», как неправильно считают некоторые руководители, а информация о деятельности юридического лица, зафиксированная на любом материальном носителе, за достоверность и правомерность уничтожения которой несет ответственность только руководитель юридического лица. Поэтому акты, утвержденные лицами, не имеющими на это должностных полномочий, любой проверкой могут быть признаны незаконными, а уничтожение документов может быть расценено как сознательное уничтожение документной информации, влекущее за собой сокрытие материального ущерба, что является уголовно наказуемым деянием.

Подводя итоги: так как вся ответственность по принятию окончательных решений лежит на руководителе, то ему необходимо квалифицированная помощь секретаря, который должен владеть информацией о процедурах подготовки дел к сдаче в архив, об экспертизе ценности документов и о порядке их уничтожения.